Gestão Ágil X Gestão Tradicional

Gestão ágil versus gestão tradicional é um tema polêmico!

Algumas pessoas defendem a gestão tradicional, outras defendem a gestão ágil…

Muita gente pergunta qual a diferença entre as duas e qual é melhor para usar em cada momento.

Iremos tratar desse assunto ao decorrer do texto, você também pode ouvir sobre o tema

Antes de começar a falar sobre elas já vou adiantar um ponto: 

NÃO EXISTE UMA ALTERNATIVA  CORRETA.

Seria errado dizer que a Gestão Tradicional é a melhor, ou que Gestão Ágil se sobrepõe a Gestão Tradicional 

A melhor forma de gestão é aquela que se enquadra melhor no contexto que será inserida.

O ponto importante é sempre entender o contexto, podendo assim até mesmo combinar as duas, nesse caso chamamos de gestão híbrida.

Vamos entender então qual a diferença das duas e quando se usa cada uma.

Bom, primeiro vamos ver em quais situações podemos usar a gestão tradicional:

 – Escopo bem definido: ou seja, quando o que tem que ser feito no projeto é muito bem definido, você sabe a priori o que precisa ser feito.

 – Baixa incerteza: Quando você tem muita certeza e previsibilidade sobre o que vai acontecer.

 –Planos reutilizáveis: Nesse caso, planos já utilizados em alguns projetos podem ser 100% reutilizados em novos projetos parecidos.

 – Entrega das fases bem definidas: ou seja você sabe o que tem que fazer, o passo a passo, em cada entrega de cada fase do projeto.

E quais são os contras de se usar a gestão tradicional? 

Um deles é a quantidade de esforço que se faz planejando.

Grupo de executivos vestidos ocasionalmente que discutem ideias no escritório. Foto gratuita

Na gestão tradicional você planeja muito, por muito tempo e depois executa. 

Quer dizer que isso é ruim?

Não necessariamente! 

Se você possui um escopo bem definido, se você sabe o que tem que fazer, está tudo bem passar muito tempo no planejamento com gestão tradicional.

Outro ponto contra, é que as mudanças na Gestão Tradicional causam grande impacto. 

Por isso a escolha errada do tipo de Gestão pode gerar diversos problemas.

Em alguns projetos podemos ter a ilusão de achar que temos um escopo bem definido, ou que teremos um alto índice de previsibilidade.

Com essa análise, é comum adotar a Gestão tradicional, porém conforme as mudanças vão surgindo, encontramos mais problemas para finalizar o projeto.

E quanto mais tarde essa mudança ocorrer, maior o impacto!

E quando devemos usar Gestão Ágil?

Hoje em dia o ágil é a melhor abordagem para grande parte dos projetos, principalmente aqueles que visam inovação.

Se você vai desenvolver um software, que muda a todo tempo por exemplo, opte por usar Gestão  ágil! 

Ma se você vai construir uma casa ou um prédio, a gestão tradicional funciona bem.

Agora vamos entender quando usar a gestão ágil.

Teem discutindo projeto no quadro kanban Vetor grátis

Usamos o ágil quando:

  • O Escopo é indefinido, quando você não sabe exatamente como deve ser o seu produto final, a entrega final do seu projeto.
  • Quando há muita incerteza no projeto.
  • Mudanças frequentes, ou seja quando você já sabe que toda hora terá mudanças (economia, tecnologia…).No ágil as mudanças não causam danos, ao contrário, elas são bem vindas!
  • Projetos diferentes entre si, nesse caso os planos não podem ser reutilizados já que temos mudanças e incertezas.

 E quais são os contrapontos de se usar Gestão Ágil 

Bem, na gestão ágil e no uso de metodologias ágeis temos pouca documentação.

Na gestão tradicional, como grande parte do tempo é usado para planejamento, há muita documentação. 

Em contrapartida na gestão ágil você documenta menos, planeja partes menores, dá menos ênfase para as documentações e mais para a execução e aprendizado.

Consequentemente temos menos documentação, o que é um problema quando temos novas pessoas e novas equipes, já que isso dificulta que essas novas pessoas entrem no ritmo. 

Agora, talvez a mais relevante das dificuldades do ágil seja a dificuldade de aceitação do escopo, principalmente por parte das lideranças.

Muitas vezes esses líderes ou steakholders possuem a necessidade de receber um plano do projeto, essas pessoas tendem a querer certezas.

Porém estamos em um ambiente de incertezas.

Definido as vantagens e desvantagens de cada forma de gestão, vamos agora  entender um pouco sobre quais são as diferenças dessas abordagens.  

Primeiramente vamos imaginar que temos um ponto inicial e um ponto final.

A abordagem tradicional é basicamente uma linha reta entre esses dois pontos, porque você planeja, executa e sabe muito bem onde é o ponto final. 

A diferença do ágil, é que quando a gente decide usar essa abordagem, nós não sabemos onde é o ponto final. 

É neste ponto que entra o motor propulsor dos métodos ágeis: ciclos curtos de trabalho.

No Scrum nós chamamos esses ciclos de Sprint.

Mas o que é um Sprint afinal?

O Sprint é um pequeno ciclo de trabalho, onde no final desse ciclo você verifica o que foi executado e alinha sua ações para cumprir o objetivo final do projeto

São como tacadas de golf que tem como objetivo fazer a bola cair em um buraco.

Muitas vezes não é possível dar uma tacada direto para o objetivo final até porque não temos pleno conhecimento de qual seria o melhor caminho para alcançar o objetivo final

Então, no ágil você faz pequenas tacadas e vai corrigindo a rota ao longo do tempo até chegar no seu objetivo, nesse caminho você passa a conhecer melhor o seu ponto final. 

Neste momento  você pode pensar:

 “Ah, mas na gestão ágil eu vou fazer mais esforço do que na gestão tradicional?”

A resposta é: depende.

Na gestão ágil você pode descobrir que o ponto final é antes. 

Como descobrir isso? 

Imagine que você está executando um projeto. 

Se você soubesse o ponto final você faria um planejamento até lá. 

Mas você decide  usar abordagens ágeis para executar o projeto. 

Então você faz o primeiro Sprint, faz a retrospectiva e a review do que foi executado

Neste momento você coleta feedback das pessoas envolvidas na execução do projeto e descobre que é possível avançar um pouco mais na execução das atividades.

Chegando no ponto 2 você faz novamente sprint, review, talvez descubra que está indo pelo caminho errado.

Então  você faz as mudanças necessárias e muda um pouco a direção. 

E novamente, sprint, review… 

Nesse momento você pode perceber que aquilo que está sendo feito está tão bom que com apenas mais algumas modificações o objetivo será atingido. 

E então, o projeto chega ao fim gastando menos tempo do que se tivesse ido por um caminho tradicional. 

Ou pode acontecer o inverso…. você pode descobrir que or do ponto final é mais longe que o que foi idealizado no planejamento.

Esse é um sinal mais claro de que a gestão tradicional iria falhar na hora de executar o projeto

Porque durante o processo de gestão ágil, vai ocorrendo descobertas e percepções de que “o buraco é mais embaixo”, que tem muito mais escopo do que o que você imaginava.

Na gestão tradicional você iria descobrir isso da pior maneira, tendo um esforço enorme de planejamento e no fim descobrindo que aquilo não era o suficiente.

E na prática? Como isso funciona?

A gestão tradicional é basicamente planejada e executada em fases.

E isso pode ser para qualquer coisa, para construção cívil, processo industrial… 

São processos que possuem fases (teoricamente) bem conhecidas.

Vamos usar uma imagem para explicar melhor:

Cada um dos quadradinhos acima em vermelho é uma fase diferente. 

A primeira fase, como você já possui um escopo definido, normalmente é a fase de planejamento, onde você irá organizar, fazer um plano para andar com o projeto.

No fim dessa primeira etapa, você terá um plano detalhado de todas as tarefas, todas as pessoas, todo o custo, todo o tempo. 

Nesse caso cada fase entrega uma coisa e uma depende da outra.

Às vezes podemos até ver uma interligação ou transposição, mas normalmente uma depende do término da outra.

E no fim você tem o produto ou serviço final.

E na abordagem ágil, o que muda?

Também haverá fases. Porém essas fases serão executadas dentro dos Sprints. 

Vamos usar como exemplo o desenvolvimento de uma campanha de Marketing

Imagine que um publicitário não saiba exatamente qual deve ser o resultado final da campanha que foi contratado para desenvolver

Então ele decide executar com Sprints. 

No primeiro sprint será feito o esboço da campanha, e para que isso aconteça é necessário fases!

Um brainstorm com a equipe é uma fase, a criação do protótipo da campanha é outra e assim por diante

Nesse caso essas fases serão executadas dentro de uma Sprint e o final resultará em uma versão da campanha.

Logo após esse ciclo, começará outro que resultará em uma nova versão da campanha. 

Isso será executado em partes até chegar na versão final que não era possível de prever no começo. 

E quanto aos impactos das mudanças?

E o valor entregue ao cliente? Onde ficam esses pontos?

Gestão Ágil

Bom, vamos falar sobre isso agora. 

Lembrando que não existe uma opção certa ou errada , cada tipo de gestão se adapta melhor a realidade do projeto que será executado. 

Dentro da  abordagem tradicional, no começo do projeto ainda não há valor nenhum, já que o foco é no planejamento. 

No fim do projeto o valor sobe de uma vez, já que a entrega acontece no final.

O impacto das mudanças cresce de acordo com o projeto, quanto mais perto de pronto, maior é o impacto. 

Se ocorrer uma mudança no fim de um projeto tradicional você terá que voltar todas as fases, replanejar tudo… logo, o impacto no final é gigantesco. 

Já na abordagem ágil, o valor começa baixo assim como na tradicional, porém ele cresce com o tempo, já que são sempre feitas entregas.

Na gestão ágil, você entrega coisas de valor para o seu cliente ao longo do projeto e não apenas no fim do projeto. 

Quanto ao impacto das mudanças, eles são ao contrário do método tradicional.

No começo do projeto mudanças causam um pouco de impacto e esse impacto vai diminuindo até o fim do projeto. 

Isso acontece porque , conforme o tempo de execução vai decorrendo, o projeta está sendo entregue.

Na gestão ágil o projeto é entregue em partes que agregam valor ao objetivo final.

As mudanças no final são até bem vindas porque elas significam aprendizado do projeto e refinamento do que está sendo executado.

Então, ao longo do tempo de execução do projeto, as mudanças causam menos impacto e alterações no objetivo final. 

E quais os impactos do uso de uma abordagem errada no cenário não apropriado?

Você sabe conhece o conceito de Restrição tripla dentro de um projeto?

Todo projeto possui escopo, tempo e custo.

Ou seja, algo para fazer, um determinado tempo para fazer o que foi determinado e  custo, seja o custo das pessoas, equipamentos, e o que for utilizar para fazer o projeto.

Na gestão tradicional, o escopo é a parte fixa.

Sendo o custo e o tempo, as variáveis.

Dizer que tempo e custo são variáveis é um pouco polêmico, visto que houve todo um planejamento onde essas variáveis foram pensadas, calculadas e estipuladas.

Mas o ponto é que você descobre o tempo e o custo com base no escopo. 

Já no ágil, é ao contrário. 

Tempo e custo são fixados, então, nesse caso há um tempo para a entrega e um orçamento para gastar.

Assim o escopo se torna a variável em função do tempo e do orçamento.

A lógica das coisas mudam.      

           E quanto a abordagens de gestão?

Hoje em dia temos 3 abordagens de gestão de projetos.

Organizando a ilustração do conceito de projetos Vetor grátis

São elas:

Preditivo (Tradicional): 

Nessa abordagem você consegue prever o que terá que ser feito, você tem que ter certeza do que irá ser feito. 

Nesse método você irá fazer um plano, construir e no final terá o projeto pronto.

Incremental (Híbrido): 

É semelhante ao preditivo, porém as entregas são feitas em partes. 

Não se espera o final para entregar algo.

Nesse caso, o usuário consegue acrescentar suas modificações de acordo com o decorrer do projeto, atendendo assim, suas reais necessidades.

Iterativo (Ágil): 

No ágil, logo na primeira entrega o usuário já tem que conseguir utilizar o produto. Tem que ser algo que possua valor.   

As entregas com valor faz com que o cliente consiga ver o que ele precisa a mais e o que ele não precisa, fazendo com que as mudanças sejam incrementais.

No final  de um projeto ágil você irá entregar realmente o que o seu cliente quer, já que ele esteve presente em todo o processo do projeto dando feedbacks.

Essas são as abordagens de gestão usadas no dia a dia de execução de projetos e em cada uma delas temos vários tipos de métodos.

Com base neste conhecimento, cabe a você escolher qual se adapta melhor a realidade do projeto que irá executar ou do cenário em que sua empresa está inserida.

Hoje em dia para a maioria das pessoas, trabalhadores do conhecimento, que trabalham em ambientes de incertezas, inovações, principalmente negócios que necessitam de inovações constantes a abordagem ágil é sem dúvidas a melhor.

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