Quando falamos em métricas muitas pessoas ainda acreditam que se trata da simples análise de alguns números que foram coletados durante um intervalo de tempo de um projeto.
Uma das principais dúvidas que surgem é a justamente saber identificar quais métricas devem ser utilizadas para monitorar e mensurar se o time está sendo produtivo.
Ou quais métricas ajudam o time a caminhar na direção certa? (em termos de organização).
Ou até como evitar métricas que vão fazer você se desenvolver para o caminho errado?
Mas antes de escolher quais métricas você vai utilizar, quais serão os números que você vai analisar e quais os pontos você pode melhorar…
É preciso entender o contexto em que sua equipe está, se o que vocês estão fazendo é relevante dentro do negócio, se a saúde da equipe está legal, se todos estão motivados e se o processo de trabalho é produtivo.
Na verdade, esses são os três pilares que sustentam qualquer negócio :
- Pilar da saúde do negócio
- Pilar da saúde do time
- Pilar da produtividade do time
E para que você possas analisar a saúde desses pilares e ter um melhor entendimento do contexto que sua equipe, projeto ou empresa está, é preciso fazer essas três perguntas:
- O meu negócio, área ou departamento, é lucrativo e próspero, faz sentido de existir e entrega valor para o cliente final?
- As pessoas que fazem o negócio acontecer, ou seja, as equipes, elas estão engajadas motivadas e fazendo o melhor que elas podem para obter resultados?
- Os nossos processos de trabalho estão sendo eficientes a ponto de entregarmos o máximo de produtividade?
A partir das respostas obtidas é que você será capaz de extrair as métricas que devem ser utilizadas Mas não pense que você irá escolher as métricas de forma aleatória.
Você deve olhar o que pode ser medido para saber se o negócio está saudável nesses três eixos primordiais.
Neste ponto entra uma teoria que eu desenvolvi e quem me ajudou a definir as melhores métricas para a MindMaster.
Veja esse vídeo sobre o assunto
Eu a batizei de “A teoria do Kayak”
Imagine que o Kayak é a sua empresa e que todos vocês estão dentro dele.
Certo?
Você, sua empresa, ou a sua equipe precisam ir para algum lugar.
Para isso o OKR é uma ótima ferramenta, pois ele alinha as metas e objetivos trazendo assim direcionamento estratégico.
Se você ainda não sabe o que é OKR e os benefícios que ele pode trazer para os seus resultados, da uma olhada no nosso artigo de OKR
Então vamos lá, continuando a analogia do Kayak.
Para ele caminhar precisa de dois elementos chave, representados pelo remo na imagem:
1° Elemento – A empresa: o que ela representa, os serviços que ela presta ou os produtos que ela produz, que são a sua razão de existir.
2° Elemento – quem faz isso acontecer, ou seja, a equipe.
Existe uma dualidade forte entre esses elementos que ao mesmo tempo não vivem um sem o outro.
A empresa não existe sem mão de obra e a mão de obra não terá lugar de atuação sem a empresa.
Qualquer direção que o Kayak navegue, neste caso sua equipe, projeto ou empresa, resultará em fracasso.
É justamente por isso que não pode haver desequilíbrio de forças entre os dois lados dos remos.
Pois somente trabalhando juntos e em equilíbrio conseguem seguir em linha reta.
Trazendo para o nosso dia a dia, representa navegar na direção do planejamento estratégico.
Pronto, agora vamos pensar em um cenário em que o time está saudável e o negócio também, e o Kayak navega tranquilo e para a direção planejada.
Mas de repente você olha para o lado, e vê outros Kayaks na mesma condição, porém navegando mais rápido.
No atual mundo VUCA em que vivemos, isso é o mais provável a acontecer
O que você precisa fazer para acelerar o seu Kayak e não ser ultrapassado pelos outros que estão vindo em sua direção ?
Bom, aí entra o terceiro elemento: o motor da produtividade, que nesse caso podem ser representados, por exemplo, pelo Scrum e Kanban.
E qual o papel deste motor nesse processo?
Obviamente ele está aí para acelerar as coisas.
Acelerar as suas entregas utilizando métodos ágeis, fará com que você caminhe mais rápido em direção aos objetivos que foram traçados.
Agora sim entra as Métricas para sabermos se o negócio e a equipe estão saudáveis…
Se os projetos estão saudáveis…
Se a equipe está motivada, e assim por diante isso é muito importante porque as pessoas normalmente focam somente nas métricas de produtividade, mas através dessa analogia do Kayak fica mais fácil de entender o por que é necessário usar outras métricas.
Um bom exemplo disso é o Airbnb, uma das maiores redes de hospedagem do mundo
Diferente dos outros negócios, o Airbnb não usa métricas de produtividade como a maioria
Umas das suas métricas para análise de desempenho e saúde do negócio é a de “quartos ocupados”.
Para ele é necessário monitorar essa métrica porque se este número estiver baixo, significa que negócio todo está indo mal, e se tiver alto, então o negócio está indo bem.
Por isso o ideal é que você e a sua equipe encontrem as métricas que mais fazem sentido para sua organização, e não esqueça de usar como referência aquelas 3 perguntas que apresentei no início do artigo.
Agora sim, depois que os todos esses pontos foram estabelecidos e você entendeu o porquê usamos métricas…
Vamos ver algumas métricas que são mais comuns no mercado para te ajudar a monitorar e manter a saúde do seu negócio.
MÉTRICAS DE NEGÓCIO
· ROI (RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO):
Essa métrica se refere ao quanto de retorno para a empresa ou para a área nós estamos conseguindo.
Ao mesmo tempo que o ROI positivo significa que se está indo para o caminho certo, o ROI negativo demonstra prejuízo e coloca em dúvida a continuidade de determinado projeto.
Para calcular o ROI, você precisa apenas dividir todo o retorno que você está recebendo do projeto, dividido pelo custo que está sendo efetuada e pelo investimento está sendo feito.
O retorno pode ser tanto financeiro (dinheiro) ou em resultados obtidos pela equipe (horas/tempo).
· NPS (Net Promote Score):
A tradução literal dessa métrica seria “Grau de Lealdade” dos consumidores.
O NPS é uma métrica para testar a satisfação dos clientes ou usuários do produto, ou do serviço prestado pela Empresa, Área ou Equipe.
O NPS tende a ser mais versátil do que o ROI, pois em muitos casos não conseguimos calcular o retorno do trabalho de uma equipe específica
Basicamente, o NPS consiste em fazer uma pergunta para seus clientes, usuários, stakeholders ou até mesmo para sua equipe.
“De 0 a 10 quanto você indicaria nosso produto ou serviço?”
Depois você contabiliza o total de respostas recebidas e aplica a fórmula do NPS.
Com base nas notas que foram enviadas você adota os seguintes critérios de avaliação:
- Notas de 1 a 6: Pessoas que não gostaram do seu produto
- Notas de 6 a 8: pessoas neutras
- Nota de 9 a 10: promotores da marca.
O NPS é uma métrica muito usual porque permite visualizar os eixos do kayak, quando aplicadas nos pilares do negócio, e das equipes.
Métricas de qualidade
Aceitos vs. Entregas:
Quando se fala em qualidade o primeiro pensamento que surge na cabeça de muitas pessoas é “Zero Defeitos”.
Essa é uma cultura que surgiu Toyota e se popularizou com o conceito de TQM, Total Quality Management, que é a gestão voltada para zero defeitos.
O Six Segma, que nasceu na Motorola, também busca essa filosofia do Zero defeito.
Mas o que você prefere:
Fazer perfeitamente, sem defeito nenhum, algo que não precisava ser feito?
Ou fazer algo que, mesmo não estando perfeito, entregue o máximo de valor para o cliente final?
Por isso sugiro como métrica ágil de qualidade você contar os pontos aceitos pelo Cliente, ou pelo Product Owner, e não o pensamento de “Zero Defeitos”
Esses pontos podem ser considerados como tarefas ou como entregas do projeto.
Vamos supor que você tivesse 35 entregas para fazer, após entregá-las para o seu cliente, só 31 delas foram aceitas.
Como quatro dessas entregas não foram aceitas, então você teria um índice de qualidade de 89%.
Agora vamos falar de três métricas que auxiliam na hora de avaliar a saúde do time:
HAPPINESS METRIC
A Happines Metric vai mostrar pra você como anda a motivação da sua equipe.
Ao final de cada ciclo de trabalho você pode direcionar para a sua equipe uma pesquisa com uma escala de avaliação de 1 a 5, onde significa 1 estou odiando tudo e 5 estou adorando tudo.
Essa análise irá te ajudar a entender como anda a saúde da sua equipe.
As perguntas podem ser feitas com relação ao produto ou serviço que vocês estão entregando, o relacionamento com gestores ou a realização pessoal dentro da empresa, vai depender muito do seu objetivo com a pesquisa.
Os números isolados podem não significar muita coisa, mas a partir do momento em que você os colocar em um gráfico, fica muito melhor de executar a sua análise
Como esse exemplo abaixo:
Radar de aderência:
O Radar de aderência é mais utilizado para medir a saúde da equipe em relação ao processo de trabalho.
Independente do método de gestão, ou o processo de trabalho que você decida usar é importante saber se as pessoas então realmente usando o método que foi estabelecido.
Por exemplo, com o desafio de implantar o Scrum em uma grande quantidade de equipes, é preciso identificar os gaps e as falhas ao executar todas as cerimônias do Scrum.
Claro que o intuito desse radar é que ele seja atualizado constantemente, na medida em que as equipes evoluem (aderência ao Framework), assim, escolhemos outros itens para essa adequação.
Importante deixar este radar em local visível para todas as equipes.
Quais os benefícios desse radar:
- Visibilidade da maturidade da célula;
- Engajamento dos Scrum Masters e das equipes;
- Visibilidade dos pontos a serem melhorados/apoiados pela área de Coach Ágil;
- Inspeção, Adaptação e Melhoria Contínua.
· Turnover: A Rotatividade dos profissionais
Essa métrica irá medir como que está a rotatividade de pessoas na sua empresa ou na sua equipe
Para calcular isso, basta conseguir no RH a quantidade de admissões mensais somadas a quantidade de demissões mensais essa quantidade é dividida pelo dobro da quantidade de funcionário que a empresa possui
Complicado? É só seguir essa fórmula aqui
Se a taxa de Turnover estiver alta isso pode representar perdas de produtividade, pois um funcionário novo precisa passar pela curva de aprendizagem até trazer retorno para a empresa.
A taxa de Turnover alta também indica que algo está errada com a equipe, ou com a empresa, e é preciso avaliar porque a rotatividade de pessoas está alta.
E por último, depois que você definiu as métricas o seu negócio e do time, chegou a hora de definir as métricas de produtividade.
BURNDOWN CHART
Se você estiver usando Scrum com a sua equipe, sugiro que você use o Burndown Chart, que é o gráfico de entregas durante um período tempo.
O Burndown vai te responder algumas perguntas importantes, como por exemplo:
- Estamos produzindo conforme o planejado?
- Como está o andamento da Sprint?
E uma coisa importante sobre o burndown chart é… Não se preocupe com o design, apenas monte o seu gráfico e faça quantas ajustes for necessário
VELOCITY
Essa métrica vai te ajudar com a previsibilidade de término do projeto.
Por mais que os resultados sejam imprevisíveis, pois todo projeto passa por alterações no decorrer de sua execução, sempre terá alguém interessado no seu prazo.
Todo projeto, no seu início, possui um alto nível de incerteza. Com o decorrer das sprints, os níveis de incerteza vão diminuindo permitindo um previsibilidade de entrega mais precisa.
Mas como diminui esse nível de incerteza?
Conhecendo a sua Velocity , a velocidade que o seu time possui na entrega de tarefas.
Mas essas são métricas para quem usa Scrum.
E no caso de quem usa Kanban? Que não tem as sprints, possui um fluxo de tarefas contínuo e não possui os ciclos de trabalho?
Para o Kanban existem outras métricas que você pode suar.
LEAD TIME
A média de tempo que uma tarefa demora para percorrer o fluxo de trabalho da coluna de Planejado até a coluna de Pronto.
O Lead Time vai dizer se a sua fila de tarefas está muito grande e se o seu time está ou não dando conta das atividades.
CICLE TIME
É a média de tempo que uma tarefa demora para ficar pronta depois que foi iniciado o trabalho.
Ou seja, quanto tempo levou para uma tarefa ficar pronta a partir do momento que ela foi iniciada
Essa métrica vai ajudar a analisar os níveis de produtividade da equipe
THROUGHPUT
Quantidade de itens entregue por unidade de tempo
Diferente do Cicle time, onde medimos tarefas por tarefa, no Throughpout nós medimos a quantidade de tarefas que foram entregues.
Com isso podemos ver qual é a vazão de entregas que o time está alcançando.
GRÁFICO CUMULATIVO
Também conhecido como CFD, o Gráfico Cumulativo é o gráfico que mede os status do Kanban.
Neste gráfico podemos visualizar e mapear o Lead Time e o Cicle Time.
Mas essas são apenas algumas analises que podem ser tiradas do Cumulative Flow.
Na verdade esse gráfico é tão funcional que eu teria que escrever um artigo só sobre.
Claro que existem ainda muitas outras métricas que podem ser estudadas e aplicadas na sua empresa, com fácil visualização da sua aplicação na “Teoria do Kayk”.
Basta direcionar o seu esforço de pesquisa e monitoramento para um dos pilares que foram apresentamos aqui e observar como o kayak se porta, no eixo da sua escolha.
Da mesma forma que o NPS é um bom medidor da saúde do negócio, no remo esquerdo do kayak, a taxa de turnover serve para o monitoramento do remo direito, voltado para a saúde das equipes.
Mas o importante mesmo é ter um planejamento estratégico muito bem definido, conhecer sua empresa e o cenário em que que está inserida.
Fazer aquelas três perguntas que eu te apresentei no início do artigo e então pensar em métricas apropriadas para o seu modelo de negócio e para seus objetivos.
Desse modo, será possível conduzir a sua empresa numa viagem segura, estável e com maior velocidade em direção às suas métricas.
Uma resposta em “MÉTRICAS ÁGEIS”
Muito interessante esse artigo.
Estou desenvolvendo um artigo sobre métrica ágeis e tenho interesse em utilizar esse modelo (kayak) como base para aplicação do meu projeto. Tens como me informar onde localizo a referência bibliográfica que foi utilizada no seu artigo?