Você tem dificuldade para organizar seu trabalho, acompanhar os seus projetos ou até saber o que você tem que fazer?
Dentro de qualquer projeto é cada vez mais comum trabalharmos em tarefas e atividades um tanto abstratas. Como enviar um e-mail, aguardar uma aprovação ou dar um telefonema por exemplo.
E o dia-a-dia que é quase sempre uma loucura não é?
Acaba acumulando um monte de tarefas e nós acabamos sem saber o que precisa ser feito e muitas das vezes até nos perdemos no meio de tanto trabalho.
Uma boa organização das atividades, ou a total falta dela, pode afetar diretamente a produtividade de uma equipe toda ou até mesmo de apenas uma pessoa, porque todo o resultado depende de organização e foco e sem isso, o risco de não alcançar nossos objetivos é bastante grande…
O que é o Trello?
O Trello é uma plataforma feita para quem quer organizar suas tarefas de maneira simples, e eficiente! Inclusive é a ferramenta ideal para quem deseja implantar métodos ágeis em seus projetos, como o Kanban e o Scrum.
(Leia sobre Scrum com Kanban no Trello AQUI).
É uma excelente forma de organizar o trabalho e gerenciar projetos.
É uma ferramenta sensacional que permite que você crie quadros para organizar qualquer tipo de projeto.
Em cada quadro você pode criar listas separadas, que são colunas com as etapas do seu projeto. Em cada coluna você preenche alguns cartões que representam as atividades.
Além disso, o Trello pode ser utilizado para atender a vários segmentos e diferentes tamanhos e tipos de projetos.
Neste artigo você irá conhecer na prática todos os aspectos básicos desta ferramenta e como começar a utilizar ainda hoje o Trello nos seus projetos!
Quer você esteja utilizando no trabalho ou para gerenciar seus projetos pessoais.
Ah e você pode usa uma licença gratuita do Trello! Demais né? 🙂
O Trello possui diversos recursos para te ajudar a facilitar trabalho e promover a colaboratividade entre times e colaboradores do seu projeto.
Isso ocorre porque essa é uma ferramenta que todos podem usar ao mesmo tempo e ter acesso a todas as informações de um projeto de forma bem clara e transparente!
Por exemplo, ao utilizar frameworks como o Scrum você vai ter resultados muito maiores com o Trello!
O Trello é uma ferramenta simples e altamente flexível, tudo pode ser lançado nessa ferramenta.
Aqui na MindMaster nós usamos o Trello com nossos OKRs e também no gerenciamento dos Sprints, além de usar também para visualizar tudo o que precisa ser feito no decorrer do dia a dia.
É uma ferramenta muito legal, principalmente se você tem pessoas na sua equipe que trabalham de forma remota, em vários lugares do país ou em outros escritórios.
Com o Trello todos podem colaborar com informações e status de um projeto de onde e quando quiser.
Por que usar o Trello?
é muito fácil de usar e o Trello ainda te oferece várias formas de integrar este quadros e facilitar a colaboração com todo mundo do seu time.
Mais pra frente a gente explica mais detalhes, mas só o fato de você ter tudo organizado em um só lugar, ser muito fácil de utilizar, seja no seu computador ou até no celular, já vai ser uma excelente ferramenta para organizar os seus projetos e até o seu dia-a-dia.
Os cartões que você usa para controlar as suas atividades também são super versáteis, você pode incluir imagens, links, datas, horários, etiquetas e anexos dando um toque muito visual e de fácil compreensão para todos do time.
O Trello dá opção de integrar os seus arquivos nos quadros usando serviços de armazenamentos como o Google Drive, Dropbox e OneDrive.
Além disso, a ferramenta oferece uma gama de integrações com diversos outros apps e outros plugins que próprio Trello criou para aperfeiçoar ainda mais a sua experiência utilizando a plataforma, os chamados Power-ups.
Ainda falando sobre colaboração, com o Trello você consegue compartilhar cada tarefa com um ou mais membros do seu time, ou seja, outras pessoas também podem acompanhar o andamento das tarefas, os detalhes, contribuir com opiniões, incluir imagens, arquivos, planilhas…Já deu para imaginar como facilita a vida, né?
Usando o Trello você vai ganhar muito na organização dos seus projetos, principalmente com a gestão visual e a transparência, porque todo o andamento das atividades estarão ali, prontinhos para qualquer um ver! E isso é fantástico para quem quer liderar uma equipe ágil ter todas as informações do projeto literalmente na palma da sua mão.
Em resumo os principais motivos/pontos positivos se você usar o Trello são:
- Facilidade para Organização dos Projetos utilizando Métodos Ágeis
- Maior Colaboração das Atividades do Projeto com os membros da Equipe
- Transparência na apresentação do status real de cada atividade
- Gestão visual do fluxo do trabalho de todo o projeto
- Integração com Outras Ferramentas e Power-Ups
- E Mais, muito mais…
Com estes e outros pontos você e seu time vão ter uma gestão dinâmica, organizada, visual, eficiente e transparente de todos os seus projetos.
Primeiros passos no Trello
Como Entrar no Trello
Primeiro de tudo você deve criar a sua conta no Trello ou logar através de uma conta Gmail.
Você pode usar o Trello de três formas:
- Através do seu navegador da internet (Recomendo que você use no Google Chrome e logo você vai entender o porquê)
- No seu Desktop, basta fazer o download e a instalação do programa no seu computador
- Ou no seu Smartphone. É só você ir até a sua loja de aplicativos, buscar por Trello e fazer a instalação.
Existem alguns componentes-chave nessa ferramenta que você precisa conhecer e entender suas funcionalidades para conseguir lançar o seu projeto no Trello.
Vamos conhecer cada uma delas? Confira!
Assista esse vídeo sobre Kanban e Trello
Quadro
O primeiro componente básico que vamos conhecer é o quadro do Trello (ou board, caso você utilize a versão em inglês).
Esse item representa o seu projeto, é portanto o lugar onde você vai colocar as suas tarefas e as informações que forem necessárias para um bom acompanhamento.
Como se fosse uma Lousa, a sua pasta de arquivos ou seu Quadro de Kanban
Para iniciar o seu projeto no Trello, você precisará de um quadro onde pôr as informações, basta clicar em criar quadro e escolher dentre várias opções de modelos disponíveis e divididos em áreas!
Existem diversos modelos de Quadros pré definidos no ponto de edição.
São boards de negócios, marketing, gerenciamento, design, gestão de times etc.
Você ainda pode ter muita liberdade podendo criar um quadro em branco e personalizar como quiser apenas clicando no menu e configurando de acordo com a sua preferência.
O grande ponto que leva tantas empresas a utilizarem o Trello é a facilidade de utilização e também por promover a tangibilização do trabalho.
E esse último ponto é de suma importância nas empresas atuais considerando que nas últimas décadas o trabalho se tornou cada vez mais pessoal e abstrato
Por exemplo: seus funcionários ou os membros do seu time trabalham atrás de uma mesa o dia inteiro, e muitas vezes você não sabe exatamente em quê eles estão trabalhando.
Isso dificulta muito na hora de medir o real desempenho de uma equipe ou saber quais sãos as dificuldades que mais atrapalham a execução de uma determinada atividade.
Tangibilizar as informações, criar uma forma de tornar visível e o que é abstrato visualizar em tempo real o andamento do fluxo de trabalho ajuda a manter um fluxo contínuo de trabalho.
Esse fluxo se torna ainda mais fluido com a utilização de métodos ágeis como Scrum.
Além do bônus da interação, a automação de processos e vários outros efeitos colaterais positivos!
Clicando no canto superior direito, você acessa o menu do quadro. Através dele você pode:
- Inserir uma descrição
- Mudar a imagem de fundo
- Acessar outros cartões
- Mudar o dono do cartão, o que pode ser muito útil uma vez que ao pressionar a tecla Q um resultado d e pesquisa aparece mostrando quais cartões pertencem a você, evitando possíveis enganos.
- Ou ainda adicionar stickers
- Também pode adicionar etiquetas coloridas por pessoa/área/função/etapa
- Sincronização automática também é possível! Pensa só mover um cartão e um e-mail ser enviado dizendo que tal tarefa foi completa!
Lista
As listas são uma forma de manter os seus cartões organizados durante o seu projeto e é o que dará “vida” ao seu quadro do Trello.
Elas normalmente são criadas para criar um fluxo de trabalho como se fossem as colunas de um quadro Kanban.
No entanto você pode usar o Trello de uma maneira muito mais inteligente se valendo das listas para criar as etapas do seu trabalho.
Fique atento, no entanto, à correspondência com a realidade, pois o seu quadro deve representar de forma correta o andamento do seu trabalho ou projeto.
Não existe um número limite de listas que você pode adicionar ao seu quadro e elas são organizadas do jeito que você quiser, qualquer coisa que você ache importante, pode se tornar uma lista.
Adcione listas que sejam necessárias e importantes!
Um fato muito bacana de usar essa ferramenta, e que facilita muito a organização do fluxo de trabalho é o fato que as atividades (cartões) podem ser “arrastados” de uma lista para outra.
Vamos usar como exemplo a organização de um evento que temos todas as semanas aqui na MindMaster: O Almoço Ágil.
O primeiro passo a ser organizado no Almoço Ágil é preparar a aula certo? Essa pode ser uma lista!
Agora pense: depois de preparar a aula, qual seria o fluxo de trabalho a ser feito? Preparar a infraestrutura dessa aula, depois ministrar a aula, em seguida colher os feedbacks e por fim agradecer.
Cada atividade dessas poderia ser uma lista em que trabalhar!
Uma lista tem que ser simples.
O ideal é que você simplifique de modo a ficar claro para todo mundo.
Dentro de cada lista criada existe o próximo elemento que iremos conhecer: os cartões
Cartões Trello
O cartão é a unidade fundamental de um quadro.
É ele que representa as tarefas, atividades ou ideias que você quer colocar no seu quadro, são as tarefas que serão destinadas às respectivas pessoas responsáveis por cada uma.
Para adicionar um cartão basta clicar em adicionar cartão dentro do menu da lista na qual você deseja adicionar uma tarefa.
Por exemplo, na lista “montar a aula” você pode adicionar o cartão “preparar câmera”, em seguida adicionar outro cartão com o título “preparar live no youtube”, entre outras tarefas.
Os cartões podem ser personalizados para conter um grande número de informações e você pode simplesmente arrastá-los de uma lista para outra de acordo com o seu fluxo de trabalho e necessidade.
As informações ficam guardadas no “verso” do cartão, ou seja, a página aberta ao clicar em determinado cartão.
Um exemplo é o histórico do cartão que mostra absolutamente tudo o que foi feito, por quem foi feito e quando foi feito dentro daquela tarefa em questão.
Outras diversas funcionalidades dos cartões
Você pode encontrar uma série de coisas que servem para melhorar ainda mais os seus resultados com o Trello:
- Data de Entrega – Você pode adicionar datas de entregas (deadlines) ao seu cartão para evitar atrasos na realização das tarefas
- Checklist – Dentro de um cartão é possível inserir checklists.
- Anexos – Você pode adicionar anexos diretamente do seu computador ou através de Google Drive, OneDrive, armazenagem do próprio Trello ou inserindo um link.
- Comentários – Os comentários são muito úteis para comunicação e feedback da equipe! Imagine que ao realizar uma tarefa tenha surgido um impedimento. Você pode comunicar a toda a equipe fazendo um comentário no cartão, dessa maneira o Scrum Master ou a pessoa competente poderá visualizar facilmente e tentar resolver a situação.
- Capa – você também pode adicionar uma capa ao seu cartão, arquivar, excluir, ou ainda enviar o seu cartão para um outro quadro.
- Gerenciar Responsabilidades – Quer definir uma pessoa responsável por determinada tarefa? Você pode adicionar um “dono do cartão”.
Todas alterações feitas dentro do cartão serão notificadas para quem você escolher como responsável pelo cartão. É possível acrescentar mais de uma pessoa como responsável pelo cartão.
Essas funcionalidades vão ajudar você na hora de gerenciar o seu fluxo de trabalho!
Suponhamos que você tenha usado a maior e mais usada ferramenta de Backlog para criar uma lista com várias tarefas a serem executadas, o Excel.
Depois de ler este artigo, acredito que você esteja muito animado para utilizar o Trello e quer migrar o seu backlog para esta ferramenta.
Como fazer essa migração? “Eu vou ter que digitar tudo de novo?” “Vou ter que criar os cartões um por um? Vai dar muito trabalho”, você deve estar se perguntando.
É a resposta a essa pergunta é um sonoro NÃO!
Pense nos itens do Excel como se fossem listas que você quer migrar para o Trello. Copie a lista da planilha do Excel e em seguida cole ela lá no Trello.
Você verá que todas elas ficaram juntas em um cartão só, para deixar tudo bem separadinho, basta abrir o menu e selecionar a opção “criar varios cartões”.
Depois você poderá perceber que a lista de tarefas do Excel viraram os cartões no seu Trello automaticamente! Isso facilita demais o trabalho de todo mundo na hora de migrar um projeto no Excel para o Trello. Basta copiar e colar.
O Trello também possui inúmeros Power–Ups que fazem com que o os quadros no Trello se tornem quase aplicativos por meio de recursos e integrações adaptáveis.
Você pode acionar o envelhecimento de cartões para quando as atividades estiverem passando do prazo… calendário também pode ser adcionado, WIP limits (limites de tarefas por lista).. e muito mais!
Esses foram os passos básicos e fundamentais para que você possa começar a usar o Trello e otimizar o gerenciamento de seus projetos.
Seja qual for o seu projeto, o Trello oferece a chance de você organizar o seu trabalho, gerenciar equipes e otimizar o seu tempo e produtividade de forma prática, simples e ágil!