Scrum com Trello

O Trello vem ganhando uma popularidade muito grande a cada dia.

Acredito que muito disso é por causa dele ser incrivelmente simples de usar, possuir uma das melhores usabilidades de software que eu já testei e é extremamente estável!

O Trello é essencialmente  uma ferramenta para Kanban, feita para promover a visualização do fluxo de trabalho e ajudar na organização. E os desenvolvedores do Trello conseguiram fazer de uma forma tão amigável, que até quem nunca ouviu falar em Kanban consegue entender e usar.

O Scrum também é um framework simples.

É uma forma simples de trabalhar, mas que se adapta muito bem a cenários caóticos.

E a grande maioria das pessoas que usam Scrum, acabam adotando o Kanban também. Pois se complementam.

Assista a esse vídeo que falamos um pouco sobre Kanban

E, como o Trello é uma das melhores ferramentas disponíveis no mercado para automatizar o Kanban, e muita gente usa Kanban em seus projetos com Scrum, é muito comum o pessoal querer saber como usar o Trello com Scrum.

E é isso que vou abordar neste artigo, como usar o Trello com Scrum.

Você também pode ser sobre Scrum com Kanban no Trello nesse Artigo – Scrum com Kanban no Trello?

Scrum com Trello

Como é sabido pela maioria, o Scrum possui 3 grandes pilares: Transparência, Inspeção e Adaptação.

Se você não conhece Scrum, pare aqui e leia este artigo antes.

E o Kanban é um grande aliado na promoção da Transparência no Scrum.

Quando um time Scrum possui um quadro de Kanban, todos conseguem facilmente visualizar o fluxo de trabalho, quais tarefas estão sendo executadas, quem está fazendo o que, em que situação está cada tarefa, e assim por diante.

E quanto mais transparência existe no projeto, maiores as chances de sucesso, pois a equipe fica mais engajada e aumenta o nível de confiança.

E não há nada melhor para automatizar o Kanban hoje em dia que o Trello, pelo menos eu não conheço.

Gargalos 

O Trello, neste caso, contribui para o aumento da produtividade da equipe, pois é fácil identificar gargalos no fluxo quando você tem ele de forma visual.

Um dos pontos que considero cruciais no uso do Kanban é a limitação da capacidade de WIP (Work In Progress) de cada etapa ou fase.

Por exemplo, vamos supor que o fluxo de trabalho básico do seu projeto possua as seguintes fases: A Fazer, Em Andamento, Em Testes e Finalizado.

Cada lista do seu quadro trello seria uma dessas fases e cada cartão uma tarefa.

Imagine que na sua equipe existe apenas uma pessoa especializada em testes, e essa pessoa só consegue executar testes em duas coisas ao mesmo tempo.

Logo, neste cenário, o WIP da fase de teste é 2.

Ou seja, ao olhar o fluxo das atividades se movendo pelo Kanban, visualmente sabemos se o profissional de testes está sobrecarregado ou não (não pode haver mais de 2 testes para fazer ao mesmo tempo).

E porque não usar post-its ao invés do trello?

Se você já viu equipes Scrum trabalhando, provavelmente já se deparou com quadros de Kanban cheios de post-its.

Eu mesmo gosto muito de post-it pela sua praticidade, já usei muito post-ut no passado e uso até hoje (em situações específicas).

E o uso ou não de post-it, é um assunto polêmico no mundo ágil. Existem os defensores ferrenhos do post-it, que não trocam por nada, e aqueles que são mais abertos a novas experiências.

Eu gosto muito da experiência sinestésica que o post-it proporciona. É como se você pudesse pegar as tarefas e funcionalidades com as mãos, manipulá-las…

…e é essa experiência física que o torna único.

Mas existem alguns probleminhas que me fizeram migrar para o Trello.

Cair do Quadro

Um dos principais problemas é o fato de que os post-its correm o risco de simplesmente se descolar do quadro sem a sua vontade.

Até entendo que você pode comprar post-its de qualidade, mas nunca serão 100%. Se você abrir a janela e entrar um vento forte, isso poderá embaralhar todo o seu projeto, e todas as informações estarão no chão 🙁

Ou uma pessoa pode, sem querer, esbarrar no quadro e derrubar uma meia dúzia de post-its no chão.

Neste caso, se você não se lembra ou não tem uma foto de como estava a situação anterior, vai dar o maior trabalho reorganizar os post-its novamente nas posições que estavam.

Dificuldade de Leitura

Algumas pessoas possuem uma caligrafia caprichada, é fácil de ler e compreender a sua letra…

…outras pessoas não.

E o fato das pessoas escrevem nos post-its com as próprias mãos gera uma diversidade imensa de letras em tipos e tamanhos diferentes, o que certamente não colabora em nada com a clareza e precisão que toda boa comunicação necessita.

E todos sabemos que a comunicação clara e transparente é crucial para o bom andamento de qualquer projeto.

Esses problemas de grafia podem causar ruídos na comunicação, diminuindo a eficiência da equipe.

Pode parecer uma bagunça

Como o post-it é muito flexível, existe em diversos tamanhos e cores, muita gente acaba abusando um pouco disso.

Eu sou completamente a favor de usar cores diferentes para classificar e organizar as coisas (você verá como faço isso na MindMaster mais a frente), mas temos que tomar cuidado com isso.

Essa diversidade de cores e a diversidade de grafias que comentei acima aliadas a dificuldade de manter todos os post-its alinhados no quadro pode gerar uma sensação de “bagunça”.

Um dos pontos principais do Kanban, que é promover a gestão a vista e transparência, pode ser comprometido quando esta gestão à vista só é compreendida por quem a criou.

Quem nunca olhou para um quadro cheio de post-its coloridos espalhados por todo o lado, sem entender nada do que se tratava, e não teve a sensação de caos?

Mais um gerador de ruído para a comunicação do projeto.

O Kanban deve ser simples, clean, fácil de visualizar e entender.

Trello se encaixa em equipes distribuídas

Hoje em dia é cada vez mais comum vermos equipes distribuídas em localidades diferentes.

Nem sempre a gente consegue ter todo mundo no mesmo local físico, todos os dias.

E isso tudo só é possível hoje em dia graças aos avanços da tecnologia, todo mundo está conectado o tempo todo e as possibilidades de comunicação são infinitas.

Há poucos anos o telefone era a principal forma de comunicação a distância.

Hoje em dia temos o Skype, Hangout, WhatsApp, entre outros. Todas formas de comunicação digital que possibilitam as pessoas trocaram informações a distância e em tempo real.

Se a forma de nos comunicarmos está cada vez mais evoluindo para este sentido, não faz sentido a principal forma de comunicar o fluxo de trabalho do seu projeto ser feita de forma analógica, como é o post-it.

Isso obriga todos a estarem no mesmo local para usufruir dos benefícios da transparência que o Kanban proporciona. Se parar para pensar, é contra evolutivo.

E além disso, ferramentas como o Google Drive podem ser diretamente ligadas aos cartões do trello.

E porque o Trello então?

Como já mencionei acima, eu não conheço nenhuma outra ferramenta mais amigável e fácil de usar que o Trello.

Além do que ele é praticamente onipresente.

Além do acesso pelo computador, ele possui aplicativo para celulares e tablets com a mesma simplicidade e facilidade de uso que você tem no uso dele pelo navegador.

Você pode aprender como usar o Trello no seguinte vídeo:

Online

Como todo mundo está conectado hoje em dia, e praticamente todo mundo possui pelo menos um smartphone, qualquer pessoa pode ter acesso ao status do projeto de qualquer lugar a qualquer hora.

É o pilar da transparência sendo elevado ao estado da arte.

Além de que online você pode criar quantos quadros quiser! Nem sempre na sua empresa você terá espaço para fazer vários quadros!

Notificações

Outro ponto que o Trello ganha de lavada do post-it é em relação as notificações.

Quando em um quadro kanban uma pessoa move um post-it de uma fase para outra, os demais membros do time que poderiam estar interessados na finalização daquela atividade (talvez ele dependa dela terminar para iniciar alguma coisa) só saberão disso quando se reunirem ou passarem em frente ao quadro novamente.

Quando se usa o Trello, as pessoas interessadas pode usar a opção “seguir” uma atividade ou cartão.

Desta forma ela será notificada por e-mail sempre que qualquer alteração for feita naquela atividade.

Você pode também receber notificações sobre quaisquer alterações de um quadro inteiro, basta segui-lo.

Trello como usar? Como usamos o Trello e o Scrum na MindMaster

Como sabem, nós somos uma empresa ágil.

Uma das nossas missões é aumentar a produtividade de empresas e pessoas no Brasil por meio da disseminação dos conceitos ágeis.

E o principal deles é o Scrum.

Nós usamos o Scrum para gerenciar as atividades da própria empresa. E isso é feito da forma mais simples e eficiente possível.

Quadros de Backlog

O Scrum foi desenhado para gerenciar a criação de produtos. Mas a sua forma de trabalhar pode ser adaptada para gerenciar qualquer coisa.

E é o que fazemos aqui.

Nós possuímos um Company Backlog que contempla, além do nosso planejamento estratégico, todos os nossos produtos, você pode criar quadros para cada área que acha importante.

O Backlog é basicamente uma lista do que precisa ser feito. Em cada lista estará  priorizado o que precisa ser realizado.

E, para isso, temos um quadro do Trello para cada um dos nossos produtos. Cada Product Backlog está planejado e priorizado dentro do Trello em seu devido quadro.

Este quadro é mantido pelo seu Product Owner (o responsável pelo produto).

Dentro do quadro do produto, organizamos algumas categorias em forma de listas diferentes.

Não é uma regra que deve ser assim, mas é uma forma de organizar que funciona para nós e para muitos de nossos clientes.

Crie trello boards (quadros trello) de acordo com a sua necessidade, ou da sua empresa/equipe.

Priorização

A priorização no Trello é muito simples, basta arrastar e soltar as estórias para cima e para baixo para deixa-las na ordem que você quiser.

Algumas pessoas gostam de criar classificações para fazer a priorização (existem inclusive diversas técnicas para isso, algumas ensinamos em nossos cursos), mas, como não existe uma receita de bolo para todos, cada empresa/pessoa/projeto deve fazer da forma que funciona melhor para si.

Para nós, que buscamos um sistema simples, a ordenação dos itens dentro do quadro (quanto mais acima, maior prioridade) é o suficiente para organizarmos o nosso backlog.

Quadro do Sprint

Nós temos um quadro exclusivo para o Sprint que está sendo executado.

Durante o Sprint Planning, nós movemos as estórias do backlog que serão executadas no Sprint para o Quadro do Sprint .

Código de Cores

No lugar das cores dos post-is, podemos também atribuir cores para os cartões do Trello. E usamos isso para algumas classificações em nosso quadro também.

Essas cores são chamadas de “etiquetas” no Trello, e você pode colocar quantas etiquetas quiser em um cartão.

Podendo criar etiquetas coloridas para pessoas, áreas, funções etc…

Quebrando Estórias em Tarefas dentro do Trello

Nós usamos a funcionalidade de Checklist do Trello para criar tarefas logo após o Sprint Planning.

Que é basicamente criar uma lista com o que precisa ser feito dentro para que cada tarefa seja concluída.

Desta forma, conseguimos controlar em detalhes o andamento de cada atividade em andamento no Sprint.

Datas de Entrega

Você pode também colocar datas para entrega no Trello, ele vai colorindo a data conforme o dia vai se aproximando (fica amarelo 1 dia antes da data final e vermelho após ficar atrasado)

Conclusão

Como deveria saber, o Scrum não se limita a isso, obviamente nós também fazemos Daily Scrum, Reuniões de Sprint Review, Retrospectiva, etc.

O Scrum é muito maior do que somente o uso de algumas ferramentas.

Envolve o entendimento dos processos, do modo ágil de pensar, dos papéis e responsabilidades, do conceito de empirismo, entre outras coisas.

O que eu quis mostrar aqui neste artigo é somente como automatizamos o nosso Quadro de Kanban utilizando o Trello.

Usamos outras ferramentas também que complementam o uso do Trello, como por exemplo o Evernote.

Mas isso poderá virar tema de outro artigo futuro.

Se você gostou, tem algum comentário ou quiser compartilhar conosco a forma com que usa o Trello, basta deixar um comentário abaixo nos contando.

Obrigado

Seja Ágil!