Já deve ter pensado em como usar Kanban no Trello (ou mesmo Scrum no Trello)?
O mundo exige cada vez mais por empresas com profissionais Ágeis.
Por isso, este artigo é para você profissional que deseja se integrar a esse novo modelo ágil e se manter atualizado.
Veja aqui como conseguir trabalhar Scrum e Kanban ao mesmo tempo e os benefícios de fazer isso usando o Trello!
O mundo pede Scrum + Kanban
Hoje eu estou trazendo um assunto bem legal para vocês e que a maioria tem bastante interesse.
Como aliar o Scrum e o kanban usando uma ferramenta super legal e bastante conhecida: o Trello.
Vamos conhecer os conceitos de Scrum e do Kanban, como eles podem conviver juntos e quais os principais pontos positivos de aliar essas duas abordagens.
Além disso, também vamos falar sobre como fazer o gerenciamento dos projetos através do Trello de forma bem simples e produtiva, confira!
O que é Scrum?
O Scrum é um framework simples para projetos complexos. Nesse modelo, tudo começa com os backlogs, uma lista de desejos com o que deve ser feito para a realização de um determinado projeto.
Depois de feita essa lista de tarefas, ou desejos, o Dono do Produto estabelece as prioridades.
Em outras palavras ele põe em ordem essas tarefas do backlog de acordo com a importância delas, o que é mais importante ser feito é posto no topo.
É o que chamamos de backlog do produto.
Essa lista de tarefas é transformada em uma lista menor, que chamamos de Backlog do Sprint. que é um período de tempo pré-determinado em que você vai desenvolver aquilo, criar ou trabalhar em cima daquilo que você precisa fazer para o produto do projeto acontecer.
Geralmente esse backlog do Sprint dura entre duas a quatro semanas, mas a maioria das equipes ágeis prefere estabelecer isso para duas semanas.
Uma característica marcante do Scrum, que eu acredito que muitas pessoas conheçam, é a reunião diária ou Daily Scrum
Ela dura até 15 minutos, onde os envolvidos explanam claramente cada tarefa que foi, será ou está sendo feita e os impedimentos encontrados pelo caminho.
A estrutura do Scrum
O Scrum tem papéis, cerimônias e artefatos.
Um dos papéis fundamentais no Scrum é o do Product Owner, ou seja, o dono do produto, a pessoa responsável pelo produto do projeto.
Ele é quem vai priorizar o que precisa ser feito e tem a visão macro daquilo que a equipe vai desenvolver.
Já o Scrum Master é o cara do dia a dia, o responsável pelas cerimônias Scrum e cuida para que elas aconteçam.
E por fim o time Scrum ou equipe de Scrum é o responsável por fazer as coisas acontecerem.
Atividades básicas, conhecidas como cerimônias no Scrum:
- Planejamento do Sprint;
- Execução do Sprint;
Reunião diária: acompanhamento de 15 minutos para deixar claro o que cada um está fazendo; - Revisão do Sprint: no final das duas semanas ocorre uma entrega, que é revisada pelo product owner junto com o time de desenvolvimento;
- Retrospectiva do Sprint: o Scrum Master junto com a equipe revisa aquilo que pode melhorar no Sprint em termos de processo, de comunicação, do que funcionou ou não. O legal do Scrum é que você está sempre melhorando.
- Grove man: pegar o backlog e quebrar em tarefas menores, reavaliar.
E quanto aos artefatos importantes?
Temos o backlog do Produto, o backlog do Sprint, a definição de ponto, entre outras coisas. No entanto estes primeiros são os mais importantes.
Por último vem o incremento, sua na verdade é aquilo que você está entregando a cada ciclo de Sprint.
Analisados os aspectos principais, fica a provocação: será que o Scrum funciona para a sua equipe?
Scrum funciona?
Analisando apenas quatro itens você poderá avaliar corretamente e avaliar bem para saber se o Scrum é mesmo o modelo ideal a ser adotado na sua equipe!
São eles:
- Você tem projetos bem definidos?
- Eles podem ser divididos em partes menores?
- Tem capacidade de planejar o que precisa ser feito?
- A sua organização tem disposição para utilizar Scrum?
Essas são dicas para te ajudar a ponderar o nível de eficácia do Scrum no seu projeto. Porque às vezes você está, por exemplo, realizando uma operação de suporte e em situações assim você dificilmente irá conseguir aplicar SCRUM, geralmente se aplica mais o Kanban.
O que é Kanban?
Vamos falar agora um pouco sobre o Kanban, outro processo ágil muito utilizado atualmente que tem sua origem na empresa japonesa de automóveis Toyota.
Surgiu dos métodos revolucionários que essa empresa criou para conseguir manter sua competitividade frentes às gigantes americanas.
Foi criado pela Toyota como um método para diminuir e até evitar o desperdício, pois a empresa perdia muito tempo e material por não ter um controle eficiente especialmente na linha de produção.
A própria palavra Kanban, traduzido do japonês, significa cartão visual.
Ele é utilizado também para identificar pontos de melhoria e transmitir informações de maneira mais clara para melhorar o fluxo de trabalho do dia a dia.
O Kanban é muito poderoso para gestão visual.
Você já deve ter visto um quadro com post-its.
No Kanban esses post-its se dividem em a fazer, fazendo e feito em que os post-its migram de uma coluna para outra de acordo com o status dele.
Claro, o Kanban é algo muito mais complexo do que simples post-its em uma parede, mas estou explanando de forma mais resumida e didática.
Esse método ágil é baseado em alguns princípios fundamentais, que fazem desse framework capaz de te ajudar a acompanhar o que está acontecendo desde o início da criação de valor, do início da demanda até o final do produto entregue.
Veja a seguir algumas dicas e princípios para utilizar o Kanban e o Scrum juntos:
Começar com o que você tem hoje
Em uma abordagem de utilização de Kanban procure evitar mudanças radicais. Isso porque é bem provável que você encontre resistência no começo, portanto procure ir integrando aos poucos, se contentando como que você tem.
Depois, com o tempo vá aumentando a presença.
Pegue o que já funciona com a sua equipe e busque melhorias utilizando o Kanban.
Por exemplo, em um determinado projeto reúna sua equipe e veja em que etapa estão ocorrendo atrasos e demoras, o que chamamos em Kanban de “gargalos”, aquelas etapas em que o projeto trava.
Questione-se:
“será que essa etapa não deveria ser quebrada em tarefas menores?”
Respeite o processo atual
Diferente do Scrum, o Kanban não prescreve papéis.
Então pode ser confuso no início a divisão de responsabilidades.
Daí a importância de respeitar ambos os processos, Scrum e Kanban, para conseguir aliar ambos em prol do alcance de suas metas.
Por isso fique de olho nos passos que importam ao implementar o kanban:
● Trazer visibilidade: foque na transparência e apresente esse ponto forte do kanban para sua equipe.
É como se o Kanban pegasse tudo o que está acontecendo e colocasse em uma grande vitrine, portanto todos os atrasos, urgências, tarefas que demandam mais atenção estarão postas de maneira bem clara e facilmente reconhecíveis.
● Fluxo puxado: o fluxo de trabalho no Kanban tem limitações.
Por exemplo, para migrar de uma coluna para outra é preciso ficar atento ao número máximo de post-its em cada coluna.
Portanto, você só poderá pegar mais um cartão ou tarefa quando você entregar pelo menos uma das que já estão na sua coluna. Isso faz com o fluxo flua melhor.
E esse processo é diferente do tradicional em que uma pilha de trabalho é jogada para uma equipe ou colaborador sem considerar a capacidade de entrega.
● Colaboração: é preciso incentivar o seu time a colaborar, experimentar e participar do uso do Kanban.
Identificar em equipe a coluna que pode ser desdobrado em duas, o que pode ser resumido, perceber os limites e mensurar a eficácia e necessidade deles.
● Melhoria contínua: com base naquilo que você está visualizando você poderá realizar as melhorias necessárias!
Scrum e Kanban juntos???
Recentemente a Scrum.org lançou uma certificação Profissional em Scrum e Kanban, a PSK.
Essa certificação é similar à certificação de Scrum Master, porém o foco dela é justamente a utilização do Scrum aliado ao Kanban.
Mas como funciona o Scrum junto com o Kanban?
A Scrum.org disponibilizou um manual bem abrengente falando sobre essa relação entre estes dois métodos ágeis.
Essa certificação já começou a ser pedida pelo mercado justamente por conta da utilização do Kanban.
Isso acontece porque realmente quem trabalha com Scrum, em um projeto ágil, e não conhecer de Kanban, acaba ficando em uma situação desfavorável.
Por isso, a importância deste artigo na sua formação!
Tudo começa com o Sprint
O Sprint, como já ficou claro, é o coração do Scrum. Tudo acontece durante o Sprint, então o que vai abastecer o seu Kanban será aquilo que está rolando no seu Sprint.
Portanto, quando você for fazer o seu Sprint planning você já vai fazer isso pro seu Kanban também.
Em outras palavras, você vai pegar as prioridades estabelecidas e colocar dentro da sua fila do Kanban.
Como ocorre o Daily Scrum junto com o Kanban?
Alguns pontos importantes: sabemos que essa reunião dura 15 minutos em que três perguntas básica devem ser respondidas: o que fez ontem, que vai fazer hoje, tem algum impedimento?
A primeira coisa ao se utilizar o Kanban junto do Scrum, seja no Trello ou em quadro, é levar toda a sua equipe de frente para o Quadro Kanban.
Ou seja, nesses 15 minutos de reunião todos devem indicar o que estão fazendo, o que já fizeram e mover seus cartões para as respectivas colunas.
Isso aumenta a transparência e melhora o aspecto emocional do membro do time se sentir motivado com seus avanços.
É importante pela capacidade de tangibilizar o trabalho, porque hoje em dia o trabalho se mostra cada vez menos tangível ou seja, é difícil saber o que está acontecendo.
Por isso o Daily Scrum é feito na frente do quadro kanban.
Foco no problema
O foco nesse caso será naquilo em que a equipe está apresentando problemas.
Como você está utilizando o Kanban para informar aquilo que está sendo feito, vocês podem focar nos obstáculos e atuar nos itens de trabalho que estão bloqueados.
Sprint planning
Com o Kanban você pode fazer algo diferente, como utilizar métricas por exemplo de drop kit, ou seja, a vazão de cartões que você está conseguido passar a diante ou ainda verificar o tempo total de cada ciclo.
Porque dessa maneira você pode planejar de maneira adequada a quantidade de tarefas no Sprint seguinte.
O Kanban, então, serve como instrumento de análise. Por isso ferramentas como o Trello são sensacionais para te dar relatórios, através destes dados do quadro Kanban.
O ponto principal aqui é: utilize o Kanban no Sprint planning analisando o tempo que você leva pra entregar tudo e outras métricas.
Em seguida você coloca lá na coluna Kanban de Sprint planning, que é tudo aquilo que você priorizou, colocando o mais importante em cima.
Review
“Eu usando o Kanban com Scrum, ainda vou ter que fazer o Sprint Review?”
Sim!
O guia do Scrum fornece um esboço detalhado do Sprint Review mas a ideia de utilizar o Kanban nesse fluxo é utilizar as métricas como meio de discutir novas oportunidades e mudanças, o progresso em direção à conclusão do projeto.
O Review é a revisão do projeto entregue no final do Sprint.
E é nesta hora também que vemos a utilização de diversas métricas para observar bem o que pode ser melhorado.
Retrospectiva
Analisar o que foi bom e o que foi ruim é de suma importância para melhorias contínuas e dentro do Scrum e Kanban existem alguns aspectos a serem analisados e discutidos, que são os gargalos.
Imagine que durante o Review do Produto, ou ainda durante o próprio Sprint, você notou que alguns cartões demoram muito para serem passados de uma determinada coluna para a seguinte.
Isso significa que tem algum problema naquela etapa, talvez ela seja muito trabalhosa ou o fluxo não tenha sido bem construído no seu Kanban.
Daí a importância de realizar retrospectivas com o seu Kanban e ver o que pode ser melhorado ou mudado nos seus próximos Sprints.
Como começar a aplicar Scrum com Kanban no Trello ainda hoje?
O primeiro passo é estabelecer os papéis e responsabilidades: o PO (product owner), o Scrum Master e o development team.
O passo seguinte é alinhar a visão do PO, afinal ele é quem tem essa visão do que deve ser entregue e portanto o que é importante.
É o PO quem vai elaborar a lista de desejos, o backlog do Produto.
Depois, é feita uma reunião para o planejamento do Sprint, ou seja, pegar todas as tarefas que devem ser feitas e que surgirão em decorrência do backlog do Produto e irá montar o backlog do Sprint de acordo com as prioridades estabelecidas pelo dono do Produto, o PO.
E só então iniciar as cerimônias do Scrum.
Resumidamente, os passos básicos serão:
- Comece simples e pequeno: ou seja, represente o esquema que você já tem no seu Kanban estabelecendo de forma clara os papéis e combine com eles como vai funcionar o fluxo.
- Implemente o fluxo puxado: imponha limites do número de cartões em cada coluna, adeque o Sprint de forma a evitar sobrecargas e diminuir as chances de surgirem gargalos que travam e atrapalham a entrega.
- Estabeleçam políticas inteligentes: criem juntos pequenas regras a serem respeitadas na interação com o quadro Kanban, ou seja, “quem faz o que e quando”.
- Faça a difusão dessas ferramentas para a equipe: se você escolher usar o Trello para montar o seu quadro Kanban, por exemplo, todos os envolvidos devem saber o que é é como usar a ferramenta.
Scrum e Kanban no Trello
O interessante de utilizar o Trello para implementação de Scrum e Kanban é a facilidade e mobilidade.
Todos as possibilidades criativas ( e várias outras ainda) de um quadro Kanban podem ser encontradas nessa ferramenta!
Desde diferenciação por cores, até mesmo ferramentas muito úteis como calendários, inserção de anexos, possibilidade de por capas em cada coluna, a inserção de descrições que ajudam muito a deixar as tarefas mais claras.
Outro ponto positivo que faz do Trello, na minha opinião a melhor ferramenta da atualidade para implementar Scrum e Kanban é o fato de você poder incrementar ainda mais a ferramenta com plugins.
Isso é muito útil por exemplo quando a equipe tem dificuldade com os limites de número de cartões em cada coluna, o que pode acarretar em gargalos devido a excesso de tarefas.
Um exemplo é o plug-in Kanban wip for Trello que impõe um número fixo de histórias para cada etapa que indica através da cor vermelha quando uma coluna está sobrecarregada. Isso evita a fuga do sistema de fluxo puxado e mantém o foco da equipe.
Ferramentas e funcionalidades para o sucesso do seu projeto!
No Trello você tem os alertas e notificações, o que ajuda o seu time a trabalhar da forma correta e sem interromper o fluxo de tarefas.
Você também pode usar as etiquetas para esclarecer os impedimentos e obstáculos, por exemplo, isso serve para tornar as políticas explícitas também.
Além disso, com o Trello você tem uma mobilidade muito maior.
É diferente quando você tem um quadro Kanban fixo na sua empresa e quando você tem esse mesmo quadro de forma virtual e móvel que pode ser acessada por qualquer membro da equipe de forma remota a qualquer momento.
Seja por desktop ou por aparelho móvel, afinal o Trello também possui sua versão em aplicativo para smartphone.
A primeira coisa a fazer para ter acesso a essas funcionalidades é acessar a página do Trello, você pode baixar a ferramenta no seu desktop ou smartphone, é então você irá criar um novo quadro em branco.
Depois você cria as listas, que serão as colunas do seu Kanban, é em seguida popular elas com histórias, que serão as tarefinhas que deverão ser feitas, o Sprint backlog, de forma a respeitar os limites estabelecidos pelo wip, o plugin de limitação para Kanban que foi citado anteriormente.
E assim como em um quadro Kanban físico, cada membro irá mudar os cartões de coluna a coluna de acordo com o status da tarefa.
É uma ferramenta super flexível onde você pode convidar pessoas para compartilhar esse quadro e trabalharem simultaneamente e manter tudo transparente.
Conclusão
O foco tem que ser sempre no fluxo de valor, naquilo que você vem trabalhando. Começa simples, com o atual, é então segue fazendo ciclos de melhoria até conseguir o ponto certo de fluxo de trabalho.
Estabeleça limites e monitore os gargalos utilizando o Trello, alie esses dois processos ágeis e tenha resultados excelentes em seus projetos ainda hoje!
Sempre temos novidades legais para você se integrar e conhecer ainda mais sobre o assunto.
Um abraço e seja Ágil!