É praticamente impossível pensar em gestão ágil e não se lembrar daquela imagem de uma parede cheia de post it’s separados em colunas de A fazer, Fazendo e Feito. Ou seja, a parede onde está o quadro Kanban.
Este é o famoso quadro Kanban que pode te ajudar a implantar Gestão Visual e turbinar a produtividade dos seus projetos.
E se você nunca viu uma parede de post its com uma sequência de etapas, provavelmente você já pediu um lanche no Mc Donalds e ficou ali ansioso acompanhando o status do seu pedido né?
Bem… então você já viu um Kanban!
“Ah eu sou saudável e não como mc donalds” … Sabe o semáforo que te faz parar, seguir ou ter atenção? Nada mais que um kanban que controla o fluxo do trânsito.
UMA BREVE HISTÓRIA DO KANBAN
O Kanban nasceu dentro da Toyota tendo Taiichi Ohno como seu criador, seu significado é “cartão visual”.
A ideia na época era fazer o controle de estoque, de produção, algo mais voltado para a manufatura.
Mais tarde o método foi popularizado pelo David Anderson para área de Desenvolvimento de Software.
O Kanban apesar de ter sido criado pela Toyota lá nos anos 60, é um dos métodos mais modernos, práticos e ágeis para você organizar, gerenciar e liderar os seus projetos.
E PODE SER USADO PARA QUALQUER TIPO DE PROJETO!
O QUE É O KANBAN
O Kanban é um framework de gestão ágil que vai te auxiliar no controle do seu projeto, tarefas, demandas, etc.
Não é apenas um quadro com post its coloridos, te garanto, o Kanban é muito mais que isso!
É praticamente um mapa daquilo que está acontecendo na sua empresa, ou equipe, você bate o olho no quadro Kanban e enxerga a evolução das tarefas, em que ponto estão as coisas, é um quadro que representa todo o trabalho que está em andamento, e se todo mundo colaborar, estará sempre atualizado e facilitará a vida de todos.
Sabe quando seu chefe chega e pergunta como está o andamento das coisas e você fica perdido por onde começar a mostrar ? Se você tem um quadro Kanban tudo ta resolvido.
O método permite a melhoria no fluxo de tarefas, deixa o projeto mais visual, colaborativo, facilita a identificação de problemas, deixa o time mais unido, o trabalho mais fluído e como consequência faz com o que o produto final tenha maior qualidade.
Se você tem uma sequência de atividades para concluir algo e por acaso alguma delas está com um problema, seja por ferramenta, método… TODOS da equipe vão saber, e ninguém vai puxar mais trabalho, ou trabalhar como se aquele impedimento não existisse.
Se você já conhece ou trabalhou com com Scrum, então você vai amar o Kanban.
SCRUM + KANBAN?
Você pode inclusive trabalhar com os dois ao mesmo tempo! Nesse caso você pode por exemplo usar o seu Kanban durante a daily, a sprint planning irá alimentar seu quadro… Scrum e Kanban funcionam muito bem juntos!
O Kanban cabe em qualquer área, qualquer tipo de projeto e equipe, você pode até usar sozinho se você é seu próprio time!
Se você está fazendo algum trabalho que tenha um passo a passoe uma coisa no fim, como a fabricação de pães, montagem de lanches, projetos de marketing, qualquer coisa que tenha início meio e fim pode usar kanban!
COMECE COM O QUE VOCÊ TEM HOJE
A principal ideia do Kanban é entender seu fluxo de trabalho, então, não tente inventar moda na hora de começar a usar o Kanban.
Parta do que você tem hoje, olhe como funciona o passo a passo do trabalho do seu time ou o seu pessoal mesmo. Mapeie por quais fases a sua demanda passa até que ela finalize.
Por exemplo, falei anteriormente sobre a fabricação de pães (padeiros desculpe se eu errar algo), você tem a fabricação da massa, o momento de descanso, a parte que ela vai para o forno e por fim a montagem daquela estufa bonita que você que ta lendo ai ve durante as manhãs na padaria e tem vontade de comprar tudo…
COMO MAPEAR MEU FLUXO DE KANBAN?
Se você já finalizou algo que começou… você tem um fluxo rs.
Então, se você ta fazendo coisas e necessidades estão surgindo, o fluxo ta ali.
Pegue um quadro, ou mesmo a parede, escreva em uma ponta “para fazer” e na outra “concluído” e preencha o meio entre essas fases com o que acontece para que a demanda saia do primeiro e chegue no último.
Ah, chame seu time pra isso! Às vezes você sozinho não irá enxergar todas as fases de trabalho.
Entenda esse fluxo junto com o time, afinal, nem sempre todos estão cientes do que acontece em todas as etapas, isso será um ganho enorme para sua equipe.
LIMITE SEU TRABALHO
Mas por limite no meu trabalho vai me trazer ganho de produtividade?
Sim! Pode parecer meio controverso mas a partir do momento que você estipula um limite de coisas pra fazer, seu foco aumentará!
E como isso funciona no Kanban?
No quadro Kanban, você vai limitar a quantidade de tarefas que está em cada etapa do seu quadro.
Vamos voltar aos pães?
Vamos supor que você e sua equipe da padaria conseguem fazer apenas 3 massas de pães diferentes por vez, bom então você poderá por apenas 3 pães na etapa “fazer a massa”.
Quando nós limitamos a quantidade de trabalho que temos em progresso consequentemente teremos alguns benefícios como colaboração e foco!
E porque isso acontece?
Com certeza você já ouviu que quem faz muito não faz nada. E isso é verdade, se você faz várias coisas ao mesmo tempo, e começa outras a todo momento, nada vai ficar pronto.
Imagina só chegar na padaria de manhã e ter várias massas feitas porém nenhuma assada?
COMO ABASTECER SEU QUADRO KANBAN
Não tem segredo nisso!
Se você usa Scrum por exemplo, é só pegar as prioridades do seu backlog e colocar na primeira coluna do seu Kanban, que pode ser o “ a fazer ”.
Mas em qualquer modelo, até mesmo o tradicional, o Kanban vai ser alimentado com suas demandas.
Você pode juntar com seu time todo dia e ver o que precisa ser feito para dar andamento nas coisas naquele dia, ou uma vez por mês, isso será ajustado com o tempo e de acordo com as características de cada time.
Vale lembrar que para que esse reabastecimento do quadro Kanban aconteça de forma saudável, é importante que o time saiba sua capacidade de trabalho e respeite isso.
Comece puxando trabalho semanalmente e vá analisando se isso faz sentido pro seu time, até achar o time que combina com o seu processo de trabalho.
Para isso, estime o tempo que seu time leva para fazer as tarefas ou concluir certas demandas, nem sempre a estimativa funciona, principalmente se você trabalha com serviços para clientes, eles não vão gostar muito se você estourar o prazo rs.
Claro que no começo não tem como você dar um tempo sem estimar, por isso, esteja sempre analisando isso, reajustando a rota, recalculando e aprimorando o famoso lead time.
O QUE EU PRECISO PARAR MEU KANBAN FUNCIONAR
- Visualize seu fluxo
- Limite o trabalho
- Meça e gerencie seu fluxo
- Tenha mecanismos de feedback
- Tenha liberdade de feedback
- Mantenha as políticas explícitas!
Prontinho, agora você já tem tudo para começar a usar o Kanban na sua equipe, se quiser saber mais sobre o assunto, siga a gente nas redes sociais, participe do nosso grupo do telegram, vou deixar os links abaixo, e se você curtiu o conteúdo ou tem alguma sugestão, deixa pra gente nos comentários!
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Um abraço e Seja Ágil!