Kanban: Descomplicando o Kanban

O Kanban está presente na sua vida muito mais do que você imagina!

Kanban é uma palavra japonesa que significa “cartão de sinalização” e qualquer tipo de sinalização pode ser considerado um Kanban.

Você tem Kanban no seu celular e nem sabia…

Sabe o check do WhatsApp, aquela setinha que fica azul assim que a outra pessoa lê sua mensagem?

Pois bem…

Resultado de imagem para checkk whatsapp

Isso é um kanban! 

E o kanban é uma forma de comunicação visual. Essencial para materializar as abstrações do mundo moderno. 

Em um mundo onde as pessoas precisam de informações rápidas, uma boa comunicação é a chave.

E uma boa comunicação deve ser clara, objetiva e transparente. 

Nosso dia a dia praticamente depende das comunicações visuais.

Já imaginou uma avenida sem semáforo?

Imagina esperar o atendimento no hospital sem a sua senha?Consegue imaginar o caos que seria no atendimento dos pacientes, nas fila de prioridades e nos atendimentos de emergências.

Outro lugar que vemos a gestão visual acontecer é no atendimento dos restaurantes de Fast Food, principalmente agora com a instalação de totens e telas onde o cliente faz o próprio pedido.

Eles existem pois comunicar o status do pedido que acabou de ser realizado pelo cliente sem a ajuda de um atendente seria praticamente impossível sem o Kanban.

Outra situação parecida é quando você o pedido do seu lanche por um aplicativo e vem as notificações: “o restaurante está preparando seu pedido” , “seu pedido está pronto”, “ seu pedido está saindo para a entrega”.

Isso é um exemplo de Kanban!

O Kanban foi desenvolvido no Japão pela Toyota nos anos 60 e seu nome significa cartão visual.

Esse método é usado por inúmeras empresas para reduzir desperdício, identificar pontos de melhorias no processo e transmitir as informações de modo claro e consistente. 

A Toyota usava, por exemplo, para gerenciar o estoque de peças.

O Kanban é uma ferramenta muito poderosa e que pode ajudar a melhorar as habilidades de comunicação e agilizar o fluxo de trabalho.

E além disso, é um método muito simples!

Porém não ache que ele se baseia apenas em colunas de post its.

É um método que resolve problemas do cotidiano, em qualquer tipo de serviço.

Status de Projeto

Imagine que você está liderando um projeto e precisa mostrar para o seu chefe como está o andamento das atividades em detalhes.

Como você faria isso? 

Bom, o Kanban pode ser uma ótima alternativa para te ajudar nesse momento.

Quando você utiliza esse método, basta você olhar o Kanban para saber qual é o status do projeto.

É esse tipo de transparência que o Kanban promove nos ambientes de projetos

Nesta situação em que você tem que apresentar o andamento do projeto para o seu chefe, basta que você apresente o quadro kanban e demonstrar como está o status das etapas.

Isso  inclusive vai demonstrar que você tem o comando do projeto!

Vamos a outro ponto agora…

Você consegue imaginar um projeto ágil sem pensar nesse quadro?

Acredito que não. 

E isso acontece porque o Kanban tem sido utilizado em diversas áreas, principalmente por ser um método simples.

Você não precisa de fórmulas matemáticas para usá-lo no seu dia a dia, o Kanban possui seus próprios marcadores! 

Esses marcadores medem quanto tempo você leva para sair de uma etapa e ir até a próxima, quantas tarefas você consegue fazer no ciclo todo, qual o tempo entre uma etapa e a etapa final…

Tudo isso pode ser calculado! 

Colocando em Prática

Porém não adianta você fazer isso e ficar lendo uma dezena de livros se você não souber COMO COLOCAR EM PRÁTICA…

O importante é colocar o seu conhecimento em ação! 

Existe algumas coisas sobre o Kanban que eu gostaria que você soubesse.

  • Kanban não é só pra TI.
  • Kanban tem uma abrangência muito grande.
  • Você não precisa saber de estatística, ou assuntos muito específicos para usa-lo.

Mas para colher os primeiros benefícios do Kanban é importante seguir alguns passos muito simples

E evitar os 3 erros clássicos do Kanban 

Vou falar com mais detalhes sobre esses erros já ja.

Outra dúvida que muitos possuem é se vale a pena utilizar o Kanban físico ou utilizar ferramentas, como o Trello ou Jira por exemplo.

Mais para frente mencionarei isso, porém, é interessante que você comece utilizando o Kanban físico com post its!

Isso tem um motivo.

Vamos supor que você ainda não utilize o Kanban e comece a usar na empresa que você trabalha,nos projetos e no seu dia a dia.

Você faz seu quadro, monta as suas colunas, cria o seu backlog, cola seus post its…

E então chega seu chefe e percebe que as coisas estão mudando.

Ele vê que você está organizando a demanda.

E que agora já é possível identificar onde possui gargalos, onde tem mais tarefas concentradas no seu fluxo, o que realmente está pronto e o que vocês já entregaram. 

Todas essas perguntas são respondidas automaticamente para todos aqueles que estão olhando seu quadro Kanban.

Então por isso eu recomendo que você comece usando o  Kanban físico!

Depois você migra para as ferramentas. 

Mas o mais importante é você dominar os conceitos básicos do Kanban!

3 ERROS CLÁSSICOS

Antes começar a usar o Kanban, é importante que você conheça esses erros clássicos que muitos profissionais acabam cometendo no dia a dia.

Bem provável as pessoas que dizem que o Kanban “é muito complicado” estão cometendo esses erros.

Agora, pense no seu ambiente de trabalho, ou onde você deseja implementar o Kanban.

Olhe para o seu projeto, para sua operação, para o seu dia a dia…

No fim da leitura sobre os erros, pense se você já teve a tentação de cometê-los.

Vamos ao primeiro erro.

O CAMINHÃO DE MELANCIA

Tenho certeza que a grande maioria já cometeu esse erro, então não se assuste caso você se identifique

Sabemos que o fluxo de trabalho do projeto A é diferente do fluxo de trabalho do projeto B, certo?

Certo.

Mas existe a síndrome do Caminhão de melancia.

E o que é essa síndrome? 

É tratar o Kanban da mesma forma para todos os projetos. 

Então quando você quer usar o Kanban para dar transparência, clareza de informação, identificar gargalos é bem provavel que você monte o seu Kanban assim:

A FAZER | FAZENDO | FEITO

Isso não necessariamente quer dizer que o fluxo do seu Kanban são essas 3 etapas.

Montar o Kanban dessa forma é legal… 

Mas só para o seu primeiro dia de Kanban.

Por que?

Porque vai chegar alguém e perguntar:

 “esse cartão aqui no fazendo, está aqui a vários dias… está parado onde?”

Eai…? O que você vai responder? 

Pode ser que esse “FAZENDO” tenha várias pessoas envolvidas. 

Então, esse kanban não vai mostrar exatamente o seu fluxo de tarefas.

Seja para a sua equipe, empresa, chefe, ou até para você mesmo!

Ah, você deve estar se perguntando o motivo do nome “caminhão de melancia”. 

Acho que a imagem fala por si só  é tudo igual…

O Kanban existe para te ajudar, não importa o tipo de projeto, a classe de serviço…

Mais a frente eu  vou te explicar como se livrar do Kanban caminhão de melancia.

Mas antes, vamos falar do segundo erro clássico.

O KANBAN NO LIMBO 

Se a equipe percebe que o kanban não está agregando valor e que isso representa muito mais uma burocracia do que algo que pode te ajudar na comunicação…

Eles vão dar adeus para o seu Kanban e ele não será atualizado.

E se um Kanban não é atualizado…

ELE NÃO SERVE PARA NADA! 

A atualização do Kanban é algo essencial, é o que demonstra a fluidez do seu kanban, do fluxo de trabalho que você está implementando.

Seja ele na parede ou ferramenta eletrônica, se o pessoal não atualiza o Kanban, ele não serve para nada.

O KANBAN CONGESTIONADO 

O Kanban congestionado é o terceiro erro.

Isso acontece quando o quadro kanban está com tanto trânsito que não tem o que fazer.

É sentar e esperar o trânsito melhorar.

Imagine que você tenha um monte de tarefa para fazer e não coloca limite entre as colunas.

Vai chegar uma hora que aquilo vai engargalar tudo e você não vai saber o que fazer.

Um quadro Kanban é muito mais que uma lista de tarefas, ele tem um fluxo inteligente.

E uma das práticas do kanban é estabelecer limites de cartões para cada uma das colunas. 

Para o pessoal que gosta de termos e nomes técnicos esse limite é conhecido como WIP Limit .

Mas aqui vamos chamar só de limite mesmo.

E na prática quer dizer que você só irá pegar uma próxima tarefa quando se livrar de uma tarefa que está no quadro.

Isso faz com que você ganhe mais foco na atividade que está atuando.

Embora isso pareça óbvio, quanto menor for a quantidade limite maior vai ser seu foco de trabalho.

E se você não fizer isso, o trânsito irá ficar muito intenso!

Chegou a hora de ver como você pode  exterminar esses erros e usar o Kanban da forma correta! 

Começando  pelo caminhão de melancia onde tudo é tratado de forma igual

Você precisa ter um Kanban que contenha a verdadeira etapa do seu projeto.

E um processo que faça com que seu time perceba valor e queira atualizar o quadro.

Alguns profissionais acreditam que o Kanban é tão complexo, quando na verdade ele apenas deve representar o seu dia a dia de trabalho.

O fluxo deve representar a sua empresa, o seu processo, é o que chamamos de fluxo de valor.

Você não precisa resumir o seu trabalho em “a fazer” “fazendo” e “feito”.

A primeira coisa que você tem que fazer para eliminar esse problema é visualizar o seu fluxo de trabalho.

Para isso, você pode sentar com sua equipe, e conversar sobre onde nasce o serviço, como funciona cada uma das etapas, do começo da demanda, até a entrega final.

Assim você vai identificar etapas que levam muito tempo, ou que concentram muitas tarefas.

Depois disso, pegue um post it e desenhe todo o fluxo.

Se possível utilize cores de post it diferentes para o ínicio, para o meio e para a conclusão.

Depois que você visualizou cada uma das etapas, veja se não está faltando algum passo e valide com a equipe os as tarefas e processos que foram definidos. 

Identifiquem juntos se essas etapas fazem sentido para o seu projeto.

Identifique também qual etapa tem mais valor para você, para o seu usuário, para o seu cliente e qual etapa vocês querem monitorar para evitar risco. 

Depois disso tudo, faça um teste! 

Sente com a equipe e simule um projeto, pode ser que você tenha esquecido alguma etapa ou pode ser que você queira resumir.

E finalmente, você vai pegar tudo e transformar nas suas colunas do Kanban.

Como eliminar o Kanban no limbo.

O Kanban no limbo é o Kanban sem atualização.

Uma vez que você tem um fluxo que reflete a realidade do seu dia a dia, isso já vai incentivar sua equipe a  querer atualizar o Kanban.

E ter um fluxo bem definido irá contrubuir para a atualização do Kanban. 

Mas ainda temos um aspecto emocional… Todos nós queremos aumentar nossa produtividade, nos tornar profissionais que mostram resultados. 

Use isso a seu favor, para tirar o Kanban do limbo e incentivar sua equipe a atualizar o Kanban através do diálogo 

Mostre que o trabalho está fluindo, que o Kanban está trazendo resultados enquanto vocês avançam na execução das tarefas.

Compartilhe também os gargalos identificados, e discuta com o time o que fazer para melhorar.

O KANBAN É DO TIME.

Trabalhe na causa raiz do problema.

E quanto ao Kanban congestionado, o que fazer?

Às vezes no Kanban as coisas começam a crescer e as demandas começam a surgir de forma desordenada. 

Quando for estabelecer limites no seu Kanban, você deixa de trabalhar em um sistema empurrado e passa a trabalhar em um sistema puxado.

Resumidamente, ao invés de você esperar que alguém chegue com uma pilha de tarefas e descarregue tudo na sua mesa…

Vista da cidade à noite com trânsito e luz de trilha. Foto gratuita

Você vai puxando o quanto de trabalho você consegue realizar em cada uma das etapas. 

Para começar você tem que levar em consideração a capacidade da sua equipe e a complexidade de cada etapa.

Se você já tiver um histórico de quanto tempo é gasto para cada etapa, ótimo.

Mas sabemos que nem sempre nós temos esses histórico.

Quando você estiver nessa situação, defina a sua melhor estimativa de tempo. 

Estabeleça esse limite e coloque o número em cima da etapa, para que esteja visível para todo o time.

Antes de colocar esse limite em uso, novamente, faça um teste de um ciclo completo com seu time.

Ao fazer isso você perceberá que irá acabar o congestionamento do seu ciclo.

Se achar que pode melhorar, melhore. Mas sempre que possível faça testes! 

Se você puder medir o tempo que cada cartão ficou nas respectivas colunas, melhor ainda! 

O mais importante é entender que você só colocará uma nova atividade em cada coluna depois que outra for concluída.

E outra, o Kanban sempre vai da esquerda para a direita! 

Retroceder jamais!

Vamos fazer um resumo de tudo o que foi apresentado.

Se liga então que é hora da revisão

O Kanban é simples desde que você:

  • DEFINA SEU FLUXO DE VALOR
  • ENGAJE SEU TIME PARA ATUALIZAR
  • E ESTABELEÇA LIMITES.

Agora você já pode colocar seu Kanban em prática e organizar o seu fluxo de atividades!

Quer saber mais sobre como você pode usar o Kanban no seu dia a dia e combiná-lo com o Scrum para ter ainda mais resultados em seus projetos?

Então confira essa aula sobre Gestão Ágil onde o Denisson Vieira mostra como você pode usar esse métodos em qualquer área do mercado.

Fique sempre de olho no nosso Blog para mais conteúdos como esse.

Um abraço e,

Seja Ágil

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