GESTÃO ÁGIL NO HOME OFFICE

Gestão Ágil no Home Office

Para alguns o Home Office é o sonho de um trabalho ideal… para outros, uma nova realidade que surgiu por conta de uma necessidade do mercado.

Seja como estilo de trabalho definitivo, ou apenas como uma alternativa para se livrar da rotina caótica do dia a dia…

O Home Office, ou trabalho remoto, é um estilo de trabalho quem vêm se tornando cada vez mais frequente dentro das empresas.

Mas não pense que trabalhar em casa é um mar de rosas como muitos idealizam…

Hoje iremos falar sobre como você pode manter sua produtividade e fazer a gestão do time no trabalho remoto.

Além disso, mostrar quais ferramentas você usar para facilitar o seu dia a dia.

Quando falamos de Home Office existem 3 aspectos importantes que você deve analisar:

São eles:

  • Produtividade da equipe
  • Produtividade pessoal
  • Ferramentas de apoio

PRODUTIVIDADE DA EQUIPE

Primeiramente, é importante que sua equipe tenha um método para organizar o trabalho.

Uma sugestão é o utilizar o Scrum, inclusive é o que nós usamos aqui na MindMaster.

Dentre todos os métodos ágeis, acredito que seja o mais simples de entender. 

O primeiro passo do Scrum é a criação do Backlog.

E  o que é o Backlog?

Product Backlog
Product Backlog

É uma lista do que precisa ser feito para que o seu projeto, ou trabalho, possa ser considerado concluído.

Em sequência temos a definição da Sprint.

Sprint

Sprint é um período disponível para você realizar as atividades definidas no Backlog.

Uma boa Sprint dura em média de 2 a 4 semanas, porém não existe regra definitiva! 

Por exemplo, aqui na MindMaster nós fazemos o Sprint de uma semana.

Como sempre falamos:

Não precisa seguir as regras a risca, o importante é entender o conceito e adequar para a sua realidade.

Então basicamente até agora você tem uma lista de coisas para fazer em seu projeto (Backlog) e um tempo para você mapear a realização dessas atividades (Sprint).

Dessa lista do Backlog irá sair uma segunda lista com o que será feito na Sprint. 

A lista do que será feito na Sprint é chamada de Sprint Backlog e é definida durante o planejamento.

Para mapear e verificar se o trabalho está realmente sendo feito nós temos a Daily Scrum.

A Daily Scrum é uma reunião diária de alinhamento do grupo, onde cada um irá dizer o que foi feito, o que será feito e quais as dificuldades estão tendo, caso tenha alguma.

Eai no fim da semana você e seu time terão uma parte do projeto concluído. 

Sprint

Basicamente é isso um ciclo de Sprint. 

O ideal é que você não fique centrado nos detalhes, pense só no básico da organização do trabalho.

Comece por ai!

Se você quiser aprender mais sobre Scrum da uma olhadinha nesse artigo AQUI.

SEGUNDA DICA PARA TRABALHO REMOTO:

Jamais perca o Flow! 

fluxo

Ou seja, não perca o fluxo de trabalho, não perca o fluxo de interação de informações de trabalho dentro do fluxo da sua equipe.

E Porque isso é importante?

Bom, quando o time está remoto, todos estão suscetíveis a diversas distrações!

Quando está todo mundo no mesmo local, essas distrações são limitadas.

Então você precisa ficar atento e sentirse você e a equipe não estão perdendo esse flow.

DAILY SCRUM É MAIS IMPORTANTE QUE NUNCA

Daily Scrum Online

Alinhado ao último ponto, percebemos que a daily faz com que o fluxo não se perca.

A dica é, não se prenda as 3 perguntas da daily:

  1.  O que eu fiz ontem
  2. O que eu vou fazer hoje 
  3. E quais os impedimentos

O grande ponto é ser uma reunião rápida de alinhamento e ajustes do que pode ser feito para o próximo dia.

Mais do que nunca, Daily Scrum, para trabalho remoto é de extrema importância!

GESTÃO VISUAL (VIRTUAL)

Trello

Quando estamos fazendo um trabalho físico, no ági,estamos sempre promovendo a gestão visual.

Um bom exemplo é o Kanban

E isso é feito para que o trabalho deixe de ser abstrato e se torne algo mais tangível.

Assim todos podem visualizar o fluxo de trabalho acontecendo! 

Quando vamos para trabalho remoto, essa é a primeira coisa que perdemos: A tangibilidade das tarefas

Mas com a tecnologia que temos hoje em dia esse é o ponto mais fácil de ser resolvido! 

Temos diversos aplicativos para gestão de tarefas que são visuais e que podem ser usados.

Na MindMaster optamos por usar o Trello e gostamos bastante! 

Inclusive nós temos um artigo só pra te contar como combinar Gestão Ágil com o Trello.

No Trello nós temos nossos OKRs, nosso Backlog, o acompanhamento das Sprints, os fluxos de trabalho de cada membro do time e até a nossa Daily Scrum… 

ALTA DISPONIBILIDADE DAS PESSOAS EM HORÁRIO COMERCIAL

É importante que as pessoas do time estejam disponíveis! 

Claro que os horários de descanso e lazer devem ser respeitados, mas é preciso estabelecer um horário comercial onde todos do time possam estar disponíveis.

E o que é “estar disponível?”

É mesmo estando em casa, lembrar que você está trabalhando…

É estar disponível para a equipe, estar online na ferramenta de comunicação que a equipe usar,seja WhatsApp, Telegram, Slack ou qualquer outra… está no horário de trabalho?

Então esteja disponível! 

Imagine que, apesar da distância, todos da equipe estão na mesma sala.

Se surgir um problema, alguma dificuldade, se alguém precisa de alguma informação…. Todos estão disponíveis para responder.

COMUNICAÇÃO TRANSPARENTE

Home Office

Transparência é um pilar muito forte nos métodos ágeis.

No trabalho remoto também é muito importante. 

E como fazer essa comunicação transparente? 

Em muitas empresas, e aqui na MindMaster também, é comum encontrar os grupos de discussão e conversa, os famosos “Grupos no WhatsApp” por exemplo.

A parte legal do grupo, é que o que é colocado ali, é disponibilizado para todos, então toda a informação se torna transparente e fica disponivel para toda a equipe!

E isso é muito importante, já que no trabalho remoto, a conexão com as pessoas diminui! 

Então, use e abuse dos grupos.

INTERAÇÃO FACE A FACE

A comunicação face a face é outra coisa que perdemos no trabalho remoto.

Pode parecer pouco importante manter contato visual com o colega de trabalho… Mas a comunicação escrita não é a mesma coisa que a falada… 

Quando nós escrevemos algo para alguém, a pessoa lê e interpreta aquilo da forma que ela quiser.

Na escrita não temos entonação de voz, expressão facial, contato visual e etc…

Uma frase lida com uma entonação diferente pode ter um significado diferente (e muitas vezes gerar problemas desnecessários). 

Para evitar esses ruídos de comunicação, o mais próximos que podemos chegar da comunicação física são as  chamadas de vídeo.

Então sempre que possível dê preferência para videoconferências.

Principalmente  em reuniões que forem para tomar decisões entre o time, assuntos importantes como esses evite e-mails e mensagens no grupo! 

UM EXEMPLO DE CASA

Aqui na MindMaster, mesmo acompanhando o Fluxo de Trabalho nos quadros do Trello, nós fazemos a Daily e reuniões de Planning e Reviews por vídeo chamada.

Essa é uma forma de manter a interação viva entre o nosso time enquanto trabalhamos remotamente

E quanto a produtividade pessoal? 

A produtividade pessoal também pode ser afetada no home office, tem pessoas que produzem mais, porem  tem pessoas que produzem menos.

Vou te dar umas dicaspara manter sua produtividade alta no home office.

VÁ TRABALHAR

home office

A primeira dica é:

Vá trabalhar! 

Parece um pouco contraditório falar isso não é mesmo?

Mas é a melhor dica!

Vista uma roupa de trabalho, separe um canto da sua casa para ser seu escritório e se possível longe da TV.

Simule um ambiente de produtividade para sua mente, como se você tivesse indo para o escritório.

Levante, tome seu banho, seu café, faça sua rotina normal igual você faria para ir ao trabalho

Não tente misturar as coisas: hora do trabalho é hora do trabalho.

Trabalhar do sofá, ver Netflix enquanto trabalha, atualizar seu feed no instagram, visitar seu perfil no Facebook podem ser armadilhas terríveis…

Se você não ficar atento a isso…. sua produtividade vai cair!

ATENÇÃO REDOBRADA AOS HORÁRIOS

Em alguns casos,  é comum trabalhar em de casa e sentir que não está trabalhando.

Em casa as distrações estão muito perto, então uma dica que eu dou para minimizar isso é montar uma agenda dos seus horários, e tentar seguir isso! 

Estipule um tempo para você começar e parar de trabalhar. 

“Disciplina é liberdade” 

Se você não tem essa disciplina você acaba se perdendo e fazendo mais do que deveria ou menos que poderia.

TENHA UM QUADRO PESSOAL PARA O CONTROLE DE TAREFAS 

É muito importante que você tenha um quadro pessoal para o controle de suas tarefas, como se fosse o seu Kanban individual.

Tenha um quadro com as tarefas que você tem que fazer , com o que está sendo feito, as coisas que estão em pausa e as coisas que estão feitas.

Controle o fluxo de trabalho da sua semana para não se perder.

PACIÊNCIA COM INTERFERÊNCIAS QUE NÃO ESTÃO NO SEU CONTROLE

trabalhando em casa

Tem coisas na vida que estão no nosso controle, e isso é uma maravilha…. Mas tem outras que não podemos controlar com tanta facilidade que gostaríamos… 

As coisas que não estão no nosso controle nós deveríamos  nos preocupar tanto assim.

No trabalho remoto terá várias coisas que não estarão no seu controle, por isso é importante ter paciência com algumas surpresas  que você não pode controlar… 

Por exemplo: Você não controla a hora que seu filho quer brincar.

Ou uma mudança externa que você não esperava, como por exemplo uma mudança no cenário político.

Não fique nervoso e frustrado com isso, tenha paciência, afinal de contas, estamos vivendo um mundo cada vez mais VUCA.

CUIDADO COM DISTRAÇÕES CONTROLÁVEIS

Não tente trabalhar vendo TV.. Desligue esse tipo de distração (isso é uma coisa que você tem o controle, literalmente)…

Você pode decidir  se vai ficar assistindo Netflix ou não. 

Cuidado redobrado com esse tipo de distração.

BUSQUE EQUILÍBRIO

home office ágil

Não seja nem 8 nem 80.

Não seja a pessoa que acorda e deixa as coisas pra depois, que acorda tarde porque passou a madrugada vendo série… 

Não relaxe demais porque está em casa, você estará jogando tempo fora.

Mas também não trabalhe demais! 

Não seja escravo do trabalho, nem  fique trabalhando sem parar … Isso irá acabar com sua saúde. 

FERRAMENTAS DE APOIO

Vamos falar um pouco sobre as ferramentas de apoio para que tudo isso funcione! 

As ferramentas que citarei aqui são as ferramentas que tambem usamos  na MindMaster.

Para comunicação do time nós usamos muito grupo de WhatsApp e temos o grupo de Telegram devido á algumas limitações do WhatsApp.

Inclusive, mantemos o contato com todos os alunos dos nossos cursos através do Telegram.

Para a comunicação efetiva, reuniões e manter a interação nós usamos o Zoom.

Como eu disse, a Daily Scrum por exemplo, nós fazemos usando o Zoom! 

Para gestão visual nós usamos o Trello, temos quadro para tudo, uns dos exemplos são: Backlog, OKRs e Sprint Semanal.

Isso você pode definir de acordo com a sua necessidade.

O Trello pode ser usado no seu computador e você pode também baixar o aplicativo onde preferir!

Outra ferramenta importante é o Google Drive, e nisso entra o Google Docs, Planilhas Google, Apresentações e outra ferramentas…

E a parte interessante das ferramentas do Google para Home Office é que todos podem editar os mesmos arquivos ao mesmo tempo.

Esse artigo por exemplo… foi escrito e revisado por duas pessoas simultaneamente usando o Google Docs.

O Miro também é uma ferramenta muito bacana para colaboração visual! 

Essa ferramenta simula um quadro onde você pode fazer anotações, colar post its, criar um fluxograma, fazer o Burndown Chart entre outra coisas, tudo de forma colaborativa e simultânea. 

Na MindMaster por exemplo nós usamos muito gestão visual, canvas, post its, etapas de brainstorm de design thinking, tudo nas paredes…e quando vamos para o trabalho remoto perdemos isso.

Por isso usar o Miro é uma ótima ideia se você quer manter seu planejamento e ideias organizados e visíveis.

Bem… por hoje é só

Espero que você tenha gostado das nossas dicas e lembre-se de usa-las para melhorar sua produtividade quando estiver no Home Office.

Até breve

Um abraço e

Seja Ágil! 

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