4 Passos para implantar Gestão Ágil

Gestão Ágil é a nova forma de gestão que  está em alta no mercado.

A gestão da nova indústria, a gestão dos posts it, a gestão do fluxo visual, a gestão que é capaz de lidar com as oscilações do seu cliente, com o ser humano, com a tecnologia e com o fator mais importante… as MUDANÇAS.

Sejam elas no projeto, no backlog ou no desenvolvimento de um produto ou serviço… as mudanças devem ser feitas de uma forma que não cause desperdícios, tanto de tempo como de recursos.

E a melhor maneira para que isso aconteça é através da Gestão Ágil

Bom então vamos lá, vou falar hoje sobre 4 passos para inserir a gestão ágil no seu projeto , no seu trabalho, até mesmo no seu dia a dia!

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O primeiro passo é organizar o que precisa ser feito!

Files, Paper, Office, Paperwork, Stack, Work, Data

Pode parecer óbvio, mas é isso mesmo! 

Quantas pessoas não se sentem perdidas quando se deparam com uma lista de tarefas a fazer?

Então antes de partir para qualquer método ágil, se organize!

Organize tudo o que você precisa fazer!

E o que fazer para organizar o trabalho?

A primeira coisa é fazer um planejamento estratégico, você pode usar OKR para isso.

O planejamento estratégico é feito para entender o propósito da sua empresa, da sua equipe, o motivo de vocês estarem fazendo o que estão fazendo, e se faz sentido.

Então aqui você vai fazer um mapa de tudo aquilo que está acontecendo.

Também tem que ser estabelecidas metas para saber onde você quer ir e, onde sua equipe quer chegar.

Dessas metas irão sair iniciativas, ou seja, quais as ações têm que ser feitas para alcançar aquela meta colocada.

Outro ponto importante é organizar os ciclos de trabalho, ou seja, o que você vai fazer naquele mês, naquele trimestre, o que você vai entregar.

E por fim, listar as atividades!  Esse passo é de extrema importância para que você tenha insumo para começar a rodar um método ágil…

E o que você ganha com isso? 

Você organiza o trabalho, estabelece metas, tem uma noção de prazos e custos e priorização, esse passo te ajuda a priorizar o que faz mais sentido e assim você trabalha de forma mais eficiente.

O segundo passo é visualizar o fluxo de trabalho.

Person in Blue Shirt Wearing Brown Beanie Writing on White Dry Erase Board

(Como assim?)

Pense em uma fábrica, ela possui um processo de produção, uma sequência de acontecimentos, de tarefas, de etapas para chegar em um produto final.

Porém nem todo processo é tão visível como em uma fábrica.

Imagine uma agência de marketing, são algumas pessoas trabalhando no computador, ninguém sabe o que está acontecendo.

Ninguém vê o que cada um está fazendo, assim o fluxo de trabalho deixa de ser visual, e acontece das pessoas se perderem do foco geral e/ou se desmotivarem por não saber para o que afinal elas estão trabalhando.

(Aqui entra os post its 😊 ).

Nesse passo a primeira coisa que você tem que fazer é o desenho do seu fluxo de trabalho.

Independente do seu trabalho, da sua empresa, sempre haverá um fluxo, uma sequência de acontecimentos para que o produto final fique pronto.

Essa sequência de acontecimentos são etapas de um fluxo de trabalho, e para cada uma dessas etapas você tem atividades!

A ideia é conseguir visualizar o fluxo e a quantidade de trabalho em cada uma das etapas.

Outra coisa importante é estabelecer limites do fluxo!

Estabeleça uma quantidade de tarefas para cada uma das etapas, assim você vai visualizar gargalos (etapas com excesso de tarefas).

A partir da identificação de gargalos você poderá gerenciar melhor o seu fluxo de trabalho.

Também devemos adicionar regras visíveis!

Por exemplo, a quantidade de tarefas em uma etapa é uma regra, especificações das etapas etc. Todas essas regras devem estar junto do quadro de fluxo, para que todos possam ver e estar ciente!

E o que você ganha ao aplicar esse passo?

Uma melhora no processo de comunicação da equipe!

Todos saberão o que está acontecendo, a distribuição de tarefas será melhor devido à visibilidade, a motivação também melhora, e com isso tudo o estresse da equipe diminui!

O terceiro passo é implementar um ritmo ágil de execução.

Devops, Business, Process Improvement, Development, It

É aqui mesmo que entram os métodos ágeis (OKR, SCRUM, KANBAN…)

O que fazer nesse passo?

Agora você começa determinando ciclos curtos de trabalho (semanal, mensal…).

Também deve ser feita a validação periódica.

No Scrum existe a Daily Scrum, onde toda a equipe se reúne uma vez por dia e todo mundo fala que fez no dia anterior, o que irá fazer no dia e se tem algum impedimento.

Promova a colaboração, nas reuniões de validação faça com que as pessoas colaborem, se tem alguém com alguma dificuldade, fale com todo o time como eles podem ajudar essa pessoa.

Não é momento de acusar e nem se explicar por algo, o foco é no resultado, na solução do problema!

Ah…, e para se adaptar às mudanças, sempre ajuste a sua rota.

Mudanças sempre acontecem, o mundo sempre foi volátil.

Mas o mundo atual possui uma velocidade maior de mudança, e cada dia que passa as mudanças são mais rápidas, a única certeza que a gente tem é que vai algo mudar!

Essa é uma das importâncias de fazer planejamentos curtos.

 É durante os ciclos curtos as rotas serão ajustadas.

Com o terceiro passo você ganha aceleração nas entregas, melhora o envolvimento das pessoas e seu processo de trabalho se torna mais assertivo, você faz o que precisa ser feito!

Parece estranho ganhar velocidade e acerto quando você tem que “parar” toda hora para fazer uma reunião ou rever o projeto, mas é exatamente por isso que você acelera as entregas.

É muito fácil corrigir pequenos problemas ao longo do desenvolvimento do que terminar e ter um problema muito grande para ser resolvido, que provavelmente trará prejuízos e perdas, de tempo, dinheiro, pessoas, clientes…

O quarto e último passo, que muita gente negligencia, apesar de ser o mais importante é aprender e melhorar o processo.

Digital, Marketing, Seo, Thinking, Laptop, Woman

No fim de cada ciclo você deve verificar se faz sentido aquilo que você fez, se foi bom e se tem algo para melhorar para o próximo ciclo, assim você vai saber se está indo pelo caminho certo ou não.

É nesse momento que ao processo melhora! 

O que fazer nesse passo?

A primeira coisa é revisar o que foi feito no final de cada ciclo.

Ajuste o plano!

Nessa etapa você também deve fazer a revisão de todo o processo trabalho.

Durante essa revisão você consegue descobrir se algum processo está muito longo e fazer os ajustes necessários, como a quantidade de iniciativas em um sprint, as atribuições de cada membro da equipe e etc.

A partir de então, faça planos de ação para melhoria!

E quais os ganhos desse passo?

A qualidade do trabalho aumenta, o processo melhora e o mais importante, que é o que todo mundo quer… 

Você ganha produtividade,o famosos fazer mais em menos tempo.

Todo esse processo é cíclico, ele não acaba! 

Acabou o passo 4? 

Volte para o passo 1.

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